27 Apr Fraude aux feuilles de temps – Comment votre entreprise peut-elle la prévenir ?
Posté à 08: 51h
in Time and Attendance
Utilisez-vous toujours des feuilles de calcul et des feuilles de temps papier pour gérer le temps, les activités, les compétences et les coûts de vos employés ? Vous pourriez vous exposer à une vulnérabilité liée aux inefficacités, aux inexactitudes, au non-respect des régularités du temps de travail et, dans certains cas, même à la fraude des employés. Inexactitude dans le suivi du temps des employés et fraude aux feuilles de temps est une préoccupation courante dans les organisations qui gèrent manuellement les temps et les présences – et votre entreprise peut également en faire partie. Cela est dû en partie à une intention consciente et en partie à un manque de contrôles de gestion.
La fraude aux feuilles de temps est l’un des problèmes courants dans toutes les organisations, grandes ou petites. De nombreuses recherches ont été réalisées sur ce sujet et de nombreuses entreprises ont développé des logiciels pour réduire le vol de temps.
Types de fraude aux feuilles de temps
La saisie ou l'approbation de données incorrectes est l'un des abus les plus courants en matière d'informations de présence. Lorsqu'elle est effectuée accidentellement, elle peut révéler la négligence des employés et le manque de direction pour la contrôler. Cependant, lorsqu'elle est effectuée délibérément, il s'agit d'une fraude. Les employés sont responsables de saisir leurs données de présence correctes et les superviseurs sont responsables d'approuver que ces informations sont correctes. Même si nous espérons tous que la majorité des employés sont honnêtes et intègres, l’expérience montre malheureusement que ce n’est pas toujours le cas. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons les plus courantes par lesquelles les employés peuvent commettre une fraude aux feuilles de temps.
- Gonfler les heures de travail – Avec les feuilles de temps sur papier, il est très facile pour les employés de saisir des heures incorrectes de présentation et de départ du travail et d'exagérer ou d'arrondir leurs heures à l'heure la plus proche. Un trop-payé se produit alors lorsque l'employé est payé en fonction des heures ou des taux qu'il n'a peut-être pas travaillés du tout.
- Fausse saisie de données – Si les données de présence des employés doivent être retapées à partir des feuilles de temps dans un système de paie, il est très facile pour un employé malhonnête de modifier les chiffres. De plus, ce type de processus est capable de commettre des fautes de frappe et des erreurs.
- Népotisme – C'est un fait connu que dans chaque organisation, il y a un manager qui favorise un collègue, un parent ou un ami en l'affectant à une tâche spécifique plutôt que d'affecter un autre employé, qui est également disponible pour travailler, et peut-être un plus choix rentable. Cela peut aussi être contrôlé !
- Erreurs dues à des retards dans le remplissage des feuilles de temps – Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'une fraude, des inexactitudes surviennent souvent lorsque les employés remplissent leurs feuilles de temps des semaines après avoir travaillé ces heures. Les superviseurs signent ensuite ces feuilles de temps, alors qu'il peut arriver que l'employé n'ait pas enregistré ce nombre d'heures. Il devient très difficile pour les superviseurs de surveiller le temps de chacun des membres de leur équipe, en particulier dans les équipes de grande taille.
Comment prévenir la fraude aux feuilles de temps sur le lieu de travail
La fraude aux feuilles de temps est un problème grave dans de nombreux lieux de travail. Cela peut aussi être une opportunité pour votre entreprise d’avoir un impact sur le monde. Tout le monde sait que gérer les employés coûte cher et prend du temps. Ils comptabilisent les heures consacrées à des tâches essentielles, notamment lors de la facturation de clients extérieurs. La solution idéale consistera à équilibrer la confiance et la responsabilité. Les employés qui comprennent l'importance de l'intégrité et de la réputation résisteront à la tentation de gonfler leurs feuilles de temps et de prendre des risques. être attrapé plus tard. Mais tous les travailleurs ne ressentent pas cela et il peut donc être nécessaire de prévoir des garanties contre les abus du système. Permettre la transparence grâce à la technologie peut aider les entreprises à fonctionner davantage et à prévenir divers types de fraude.. Voici quatre bonnes pratiques lors de la mise en œuvre d’une solution de suivi du temps :
Suivez l'utilisation de l'ordinateur avec des horodatages
Les systèmes informatiques vous permettent de suivre l'utilisation de l'ordinateur par les employés. En d’autres termes, vous pouvez savoir qui, quand et à quelle fréquence ils ont accédé à des programmes spécifiques. Cela ouvre de nombreuses opportunités pour découvrir la fraude aux feuilles de temps via des anomalies. Par exemple, si vous remarquez que quelqu'un utilise un programme particulier pendant une durée limitée, vous souhaiterez peut-être rechercher pourquoi.. Le programme pourrait être légitime mais comporter des exceptions. Par exemple, un éditeur peut avoir besoin d'utiliser un logiciel de capture d'écran à des fins de recherche. Ou encore, l'employé abuse peut-être de ses droits et vous pouvez soumettre son cas aux RH. Les horodatages peuvent également vous aider à vérifier les heures travaillées par les employés des entreprises qui facturent leurs clients à l'heure.. Si vos employés enregistrent leur temps sur une feuille de temps numérique, l'horodatage de leurs entrées ajoutera un autre niveau de confiance.. Ils devront enregistrer l’heure exacte à laquelle ils ont travaillé sur chaque tâche.
Enregistrez l’identité de toute personne qui accède au système
Pour éviter la fraude sur les feuilles de temps, où les employés enregistrent les heures qu'ils n'ont pas travaillées, vous devez garder une trace de l'identité de toutes les personnes qui se connectent au système.. Une solution centralisée de suivi du temps enregistrera les informations de connexion et les adresses IP des utilisateurs. L'adresse IP d'une entreprise révèle son emplacement physique, ce qui peut vous aider à déterminer si un employé était au bon endroit au bon moment.. Cela sera particulièrement utile si vous remarquez des tendances anormales. Le système doit également enregistrer leurs connexions et déconnexions. Si quelqu'un s'est connecté pendant le week-end, vous devez en assurer le suivi pour déterminer s'il travaillait. Si de nombreux employés se connectent à des heures inhabituelles, cela pourrait signifier qu'ils tentent de manipuler le système..
Les employés doivent-ils saisir le motif de leurs activités
Une étape essentielle pour prévenir la fraude sur les feuilles de temps consiste à obliger les employés à saisir une raison pour chaque activité enregistrée sur la feuille de temps.. Le système doit également les inviter à sélectionner de quel type d'activité il s'agit, comme « appel téléphonique », « conférence téléphonique » ou « réunion en personne ».. » Cela vous aidera à détecter des anomalies, telles que des employés qui consacrent des périodes de temps déraisonnables à des activités qui n'ont pas de sens.. Par défaut, le système doit obliger les employés à sélectionner une raison valable pour chaque activité. Vous pouvez également configurer davantage de règles pour vous aider à détecter toute activité frauduleuse. Par exemple, vous pouvez demander aux employés de choisir parmi une liste de raisons valables lors de la saisie de l'heure d'une conférence téléphonique..
Suivez la localisation des employés et les données des appareils
Les données de localisation des employés peuvent également vous aider à détecter la fraude aux feuilles de temps. Si vos employés suivent leur temps dans un système en ligne, vous devriez pouvoir voir leur emplacement. Cette volonté se fonder sur l'appareil qu'ils utilisent pour enregistrer leurs heures. Si le système s'intègre au GPS, vous aurez encore plus d'informations. Vous saurez où les employés sont situés et combien de temps il leur a fallu pour voyager entre deux points. Ces données peuvent révéler des tendances suspectes et contribuer à établir la confiance dans les feuilles de temps. Les données sur les appareils des employés peuvent également être utiles si vous remarquez un changement soudain d’appareil. Si vous voyez un employé enregistrer du temps sur deux appareils, c'est probablement légitime. Mais vous devriez vérifier si un employé bascule entre un ordinateur portable, un smartphone et un appareil IoT..
Types de fraude aux feuilles de temps les plus courants
Les employés peuvent tenter d'enregistrer de fausses heures pour diverses raisons. Ils pourraient être surmené et en essayant d'enregistrer moins d'heures que celles travaillées. Sinon, ils pourraient essayer de donner l’impression qu’ils ont travaillé plus qu’ils n’ont fait. Vous devez avoir une politique claire contre toute fraude aux feuilles de temps, mais vous devez être particulièrement vigilant contre la double déduction – Vous attendez des employés qu'ils enregistrent leurs heures de travail et facturent leur temps aux clients.. Mais ils peuvent tenter d’enregistrer les mêmes heures pour les deux clients. Ce type de fraude aux feuilles de temps peut se produire lorsque les employés se connectent à votre système de suivi du temps.. Ils peuvent enregistrer deux fois leurs heures pour le même client. Facturation excessive – Vous attendez des employés qu’ils facturent leurs clients pour la durée appropriée. Cependant, ils peuvent tenter de facturer à leurs clients plus d’heures que celles travaillées. Cette fraude peut se produire lorsqu'un employé enregistre son temps dans le système. Ils peuvent enregistrer leur temps pour le même client pendant une période plus longue que celle pendant laquelle ils ont travaillé.
Comment prévenir la fraude aux feuilles de temps
Il existe de nombreuses façons de prévenir la fraude aux feuilles de temps. Les paragraphes ci-dessus décrivent les plus importants. Pour résumer, votre solution de suivi du temps doit : – Exiger les employés doivent enregistrer leur temps en fonction de l'emplacement de l'appareil qu'ils utilisent. Cela réduira le risque de double facturation et vous aidera à déterminer s'ils étaient au bon endroit au bon moment.. – Inviter les employés à saisir une raison à chaque fois qu'ils se connectent au système. Cela vous aidera à faire la distinction entre les activités légitimes et frauduleuses. – Demandez aux employés de sélectionner un niveau de détail approprié lors de l’enregistrement du temps. Cela les empêchera d'entrer déraisonnablement niveaux de détail élevés. – Suivez l'utilisation de l'ordinateur avec des horodatages afin de pouvoir vérifier l'utilisation légitime par les employés de programmes spécifiques. – Gardez une trace de l’identité de toutes les personnes qui se connectent au système. Cela vous aidera à détecter les personnes qui se connectent depuis un emplacement différent. – Exiger les employés doivent saisir la raison de chaque activité qu'ils enregistrent. Cela vous aidera à détecter les anomalies causées par la fraude aux feuilles de temps.
Remplacement des feuilles de temps manuelles
Si vous utilisez toujours des feuilles de temps manuelles, vous Probablement savoir pourquoi vous devriez passer à une solution de suivi du temps en ligne. Les feuilles de temps sont une triste réalité pour de nombreuses entreprises. Ils doivent suivre le temps pour créer des factures pour les clients. Si vous avez des employés qui suivent le temps manuellement, tu devras compter uniquement sur la confiance qu'ils sont prêts à accorder à leur intégrité. Cependant, une solution automatisée peut réduire le risque de fraude et d'abus du système. Vous disposerez de données plus précises et détaillées, vous permettant de créer des factures plus précises. Cela réduira le risque que des clients remettent en question votre facturation et exigent supplémentaire des feuilles de temps pour expliquer leurs charges actuelles.
Développer une culture d’entreprise
Il est impossible d’empêcher complètement la fraude aux feuilles de temps dans une entreprise. Cependant, vous pouvez faire de votre mieux pour l'éviter en créant une culture d'entreprise où tout le monde est digne de confiance. Il serait préférable que vous communiquiez l'importance de l'intégrité et de la réputation au sein de l'entreprise.. Il serait préférable que vous donniez également aux employés les moyens de contester les actions des autres. Si quelqu'un soupçonne un autre employé de falsifier ses horaires, il devrait pouvoir poser des questions sans se sentir gêné.. Les employés qui apprécient leur réputation résisteront à la tentation de remplir leurs feuilles de temps. Ils feront le choix le plus difficile, ce qui les aidera également à gagner davantage de confiance de la part de leurs collègues..
Conclusion
Fraude aux feuilles de temps se produit sous de nombreuses formes différentes. Vous pouvez l’éviter en mettant en œuvre une solution de suivi du temps. Il vous permettra de voir l'utilisation de l'ordinateur avec des horodatages, d'enregistrer l'identité de toutes les personnes qui se connectent au système et exigent les salariés doivent saisir le motif de leurs activités. Ces trois éléments vous aideront à détecter les anomalies et à prévenir la fraude aux feuilles de temps. Si vous voulez que votre entreprise réussisse, vous devez être en mesure de facturer vos heures à vos clients. Avec une solution de suivi du temps, vous pourrez le faire davantage avec précision ainsi que le efficacement. La fraude aux feuilles de temps est très inquiétante non seulement en raison de l’argent que les entreprises perdent, mais aussi en raison des abus de confiance qui peuvent survenir. Même s’il n’est peut-être pas possible d’arrêter complètement cette fraude, il existe certainement des moyens de minimiser ces abus et de prendre des mesures correctives. En tant qu'entrepreneur, vous devez avoir des politiques claires en place ainsi que les conséquences de toute dérogation à ces politiques. Vous devriez également envisager des feuilles de temps électroniques afin de minimiser les erreurs résultant de la comptabilisation manuelle du temps, empêchant ainsi la fraude. Le potentiel de fraude aux feuilles de temps est important et les conséquences sont considérables et coûteuses. En tant qu'entreprise, vous devez être conscient de vos contrôles internes et de vos rapports de gestion afin de résoudre des problèmes tels que : Les irrégularités de paie, les coûts de main-d'œuvre excessifs, les heures travaillées en excès et les projets dépassant les budgets sont découverts le plus tôt possible et traités rapidement.
Avec l'aide d' Horloge, vous avez facilement accès à l'indice de performance temporelle des employés et le tableau de bord vous donne les détails en un coup d'œil. Essayer Horloge aujourd'hui et prévenez cette fraude !
