21 Feb Le guide ultime des feuilles de temps : comment commencer et à quoi s'attendre
Si vous travaillez en tant qu'employé, vous avez probablement déjà dû établir une feuille de temps. Si vous travaillez comme entrepreneur indépendant, vous en avez probablement déjà exercé un. Quoi qu'il en soit, c'est beaucoup de travail de suivre toutes les heures que vous avez effectuées pour un projet, et il n'est pas toujours facile de connaître la meilleure façon de le faire. J'ai compilé toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit pour vous permettre de mieux comprendre comment suivre vos heures. Voici comment configurer votre feuille de temps, que faire si vous oubliez de suivre le temps et comment vous assurer que tout est exact.
Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un document qui récapitule votre travail dans son ensemble. Certaines feuilles de temps, comme celles concernant vos clients ou le nombre de réunions, doivent être incluses dans le rapport de votre entreprise à l'administration. D'autres indiquent simplement vos heures de travail de la semaine. Vous pouvez utiliser un tableau, une feuille de calcul Excel ou simplement le total de vos heures travaillées. Le format le plus courant est celui que j'ai décrit plus haut. Je vais vous montrer à quoi il ressemble, mais sachez qu'il existe d'autres formats. Si vous êtes pressé, vous pouvez utiliser Excel. Comment créer une feuille de temps ? Si vous travaillez à domicile ou dans une petite entreprise, la création de votre feuille de temps est très simple. Il vous suffit d'ouvrir le fichier Word, Excel ou CSV contenant vos heures travaillées pour la semaine. Vous pouvez également utiliser un outil comme ClockIt pour le suivi de vos heures. Si vous recherchez des modèles Excel ou Google Sheets, consultez nos modèles de feuilles de temps.
Que dois-je faire de ma feuille de temps ?
Avant de commencer, vous devez vous assurer que vous avez une bonne raison pour créer une feuille de temps et vous assurer que le nombre d'heures travaillées est exact. Si vous couvrez simplement un projet sur lequel vous travaillez avec votre partenaire, vous n'avez pas besoin de suivre les heures que vous avez travaillées ensemble. Pour que la feuille de temps reste exacte, vous devez prendre le temps d'enregistrer tout ce que vous faites. Une feuille de temps peut être aussi simple qu'une feuille de calcul ou aussi détaillée qu'un document Word ou PDF. Lorsque vous créez la feuille de calcul, assurez-vous d'inclure les heures pour chaque tâche que vous effectuez pour votre client. Les systèmes automatisés garantiront que vos feuilles de temps peuvent être consultées en ligne par vos administrateurs. Cela vous évitera d'avoir à suivre et à envoyer l'information aux responsables respectifs.
Pourquoi est-il important de suivre le temps ?
Vous êtes donc occupé et vous vous demandez peut-être pourquoi il est si important de suivre le temps. C'est vraiment du bon sens. Si vous souhaitez connaître les détails de la façon dont vous passez votre temps, vous devez connaître les heures que vous avez effectuées. Vos responsables vérifieront toujours vos feuilles de temps et s'assureront qu'elles sont exactes. S'ils pensent que votre temps a été surestimé ou sous-estimé, ils devront peut-être vous conclure un accord. Ou alors, ils n’ont peut-être pas autant de travail à vous confier. Pour être clair, je ne dis pas que vous ne devriez pas tout déclarer sur votre feuille de temps. Ne le faites pas à moitié.
Comment suivre mon temps ?
Pour la plupart, c’est assez simple. Il vous suffit de créer une feuille de temps « personnalisée » à l’échelle de l’entreprise, qui peut être n’importe quelle sorte de feuille de calcul. Celui-ci est assez basique, mais vous pouvez le personnaliser comme vous le souhaitez. Chaque membre de l'équipe peut signer son temps, qui sera combiné avec celui des autres. Si vous avez des employés, il est très simple d'ajouter les heures de chaque employé. Assurez-vous simplement d'attribuer à chaque employé une date de début et une date de fin pour son temps. Vous pouvez utiliser la même feuille de calcul pour suivre les heures que vous consacrez à un projet et le temps que vous passez loin du bureau à travailler sur une autre tâche. Ainsi, si vous participiez à une visite commerciale jeudi et travailliez 30 heures du jeudi au dimanche sur un autre projet, vous consacreriez 30 heures au projet et le temps qu'il a fallu pour la visite commerciale dans vos dossiers. Lorsque vous utilisez un outil en ligne, vous pouvez créer des codes de travail et suivre le travail par rapport aux codes de travail. Par exemple, « réunions » serait un code de travail et « exécution de projet » peut être un autre code de travail dans ce cas.
Pourquoi devrais-je suivre le temps ?
Le suivi du temps est une obligation fondamentale pour tout salarié et s'applique également aux travailleurs indépendants. Voici quelques raisons de le faire : il permet de mesurer la productivité, d'évaluer le temps consacré au projet et de garantir la transparence avec votre client ; de mieux maîtriser le budget et d'établir des attentes réalistes quant aux coûts pour votre client ; d'avoir une vision claire des délais d'exécution ; et de mieux gérer les ressources de l'entreprise et les plannings des employés.
Conclusion
Mettre en place une feuille de temps peut s'avérer un peu fastidieux si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez suivre. Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l’esprit. Téléchargez les modèles de feuilles de temps inclus dans ce guide. Ces modèles vous permettront de personnaliser votre feuille de temps selon vos besoins précis. Calculez un taux horaire qui reflète fidèlement le travail que vous effectuez. La feuille de temps doit refléter avec précision ce pour quoi vous êtes payé. Le suivi du temps est un travail à temps plein. Vous devriez suivre les heures que vous travaillez chaque semaine. Idéalement, cela devrait être fait en suivant chaque projet que vous réalisez.
