21 Feb Le guide ultime des feuilles de temps : comment commencer et à quoi s'attendre
Si vous travaillez en tant qu'employé, vous avez probablement déjà dû établir une feuille de temps. Si vous travaillez comme entrepreneur indépendant, vous en avez probablement déjà exercé un. Quoi qu'il en soit, c'est beaucoup de travail de suivre toutes les heures que vous avez effectuées pour un projet, et il n'est pas toujours facile de connaître la meilleure façon de le faire. J'ai compilé toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit pour vous permettre de mieux comprendre comment suivre vos heures. Voici comment configurer votre feuille de temps, que faire si vous oubliez de suivre le temps et comment vous assurer que tout est exact.
Qu'est-ce qu'une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un document qui examine votre travail dans son ensemble. Certaines feuilles de temps, comme celles des clients ou le nombre de réunions que vous avez eues, doivent être incluses dans le rapport de votre entreprise au gouvernement. D'autres feuilles de temps montrent simplement vos heures de travail pour cette semaine. Vous pouvez inclure un tableau, une feuille de calcul Excel ou simplement vos totaux de temps. Le format le plus courant est le format de feuille de temps que j'ai répertorié ci-dessus. Je vais vous montrer à quoi cela ressemble, mais notez que ce n'est en aucun cas le seul format utilisé. Si vous êtes pressé, faites-le simplement dans Excel. Comment démarrer une feuille de temps Si vous travaillez à domicile ou si vous travaillez dans une petite entreprise, vous n'avez pas grand-chose à faire pour démarrer votre feuille de temps. Tout ce que vous avez à faire est de : Ouvrir la feuille de calcul Word ou Excel ou le fichier CSV qui indique votre temps pour la semaine. Vous pouvez également utiliser un outil comme ClockIt pour suivre vos heures. Si vous recherchez des modèles dans Excel, Google Sheets, consultez notre modèles de feuilles de temps que nous avons créé.
Que dois-je faire de ma feuille de temps ?
Avant de commencer, vous devez vous assurer que vous avez une bonne raison pour créer une feuille de temps et vous assurer que le nombre d'heures travaillées est exact. Si vous couvrez simplement un projet sur lequel vous travaillez avec votre partenaire, vous n'avez pas besoin de suivre les heures que vous avez travaillées ensemble. Pour que la feuille de temps reste exacte, vous devez prendre le temps d'enregistrer tout ce que vous faites. Une feuille de temps peut être aussi simple qu'une feuille de calcul ou aussi détaillée qu'un document Word ou PDF. Lorsque vous créez la feuille de calcul, assurez-vous d'inclure les heures pour chaque tâche que vous effectuez pour votre client. Les systèmes automatisés garantiront que vos feuilles de temps peuvent être consultées en ligne par vos administrateurs. Cela vous évitera d'avoir à suivre et à envoyer l'information aux responsables respectifs.
Pourquoi est-il important de suivre le temps ?
Vous êtes donc occupé et vous vous demandez peut-être pourquoi il est si important de suivre le temps. C'est vraiment du bon sens. Si vous souhaitez connaître les détails de la façon dont vous passez votre temps, vous devez connaître les heures que vous avez effectuées. Vos responsables vérifieront toujours vos feuilles de temps et s'assureront qu'elles sont exactes. S'ils pensent que votre temps a été surestimé ou sous-estimé, ils devront peut-être vous conclure un accord. Ou alors, ils n’ont peut-être pas autant de travail à vous confier. Pour être clair, je ne dis pas que vous ne devriez pas tout déclarer sur votre feuille de temps. Ne le faites pas à moitié.
Comment suivre mon temps ?
Pour la plupart, c’est assez simple. Il vous suffit de créer une feuille de temps « personnalisée » à l’échelle de l’entreprise, qui peut être n’importe quelle sorte de feuille de calcul. Celui-ci est assez basique, mais vous pouvez le personnaliser comme vous le souhaitez. Chaque membre de l'équipe peut signer son temps, qui sera combiné avec celui des autres. Si vous avez des employés, il est très simple d'ajouter les heures de chaque employé. Assurez-vous simplement d'attribuer à chaque employé une date de début et une date de fin pour son temps. Vous pouvez utiliser la même feuille de calcul pour suivre les heures que vous consacrez à un projet et le temps que vous passez loin du bureau à travailler sur une autre tâche. Ainsi, si vous participiez à une visite commerciale jeudi et travailliez 30 heures du jeudi au dimanche sur un autre projet, vous consacreriez 30 heures au projet et le temps qu'il a fallu pour la visite commerciale dans vos dossiers. Lorsque vous utilisez un outil en ligne, vous pouvez créer des codes de travail et suivre le travail par rapport aux codes de travail. Par exemple, « réunions » serait un code de travail et « exécution de projet » peut être un autre code de travail dans ce cas.
Pourquoi devrais-je suivre le temps ?
C'est l'une des exigences de base du travail en tant qu'employé et cela peut également être fait en tant qu'entrepreneur. Voici quelques raisons de suivre le temps : Cela vous aide à mesurer la productivité. En suivant le temps, vous pouvez avoir une idée du temps passé sur le Projet et peut garder les choses transparentes entre vous et votre client. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les dépenses du projet et définit également des attentes réalistes quant au coût pour votre client. Cela permet d’avoir une idée des délais d’exécution du projet. Il permet de mieux gérer les ressources de l'entreprise et contribue également à calendrier des employés.
Conclusion
Mettre en place une feuille de temps peut s'avérer un peu fastidieux si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez suivre. Voici quelques-unes des choses les plus importantes à garder à l’esprit. Téléchargez les modèles de feuilles de temps inclus dans ce guide. Ces modèles vous permettront de personnaliser votre feuille de temps selon vos besoins précis. Calculez un taux horaire qui reflète fidèlement le travail que vous effectuez. La feuille de temps doit refléter avec précision ce pour quoi vous êtes payé. Le suivi du temps est un travail à temps plein. Vous devriez suivre les heures que vous travaillez chaque semaine. Idéalement, cela devrait être fait en suivant chaque projet que vous réalisez.
