16 Juillet Réunions en ligne sans appel et sans présentation.

Qu'est-ce qu'un no call no show ?

 

« Pas d'appel, pas de présentation » fait référence à une situation dans laquelle une personne ne parvient pas à avertir ou à informer les autres de son absence et ne se présente tout simplement pas à un rendez-vous, une réunion ou un quart de travail prévu. Cela implique que la personne ne fournit aucun préavis ni communication concernant son incapacité à assister à l'événement ou à remplir ses obligations. Ce comportement peut provoquer des perturbations, des désagréments et avoir une mauvaise image de la fiabilité et du professionnalisme de l'individu. Wikipedia.

 

 

Comment gérer une non-présentation sans appel ?

 

Faire face à une situation de « non-appel, non-présentation » lors des réunions en ligne peut être frustrant, mais il est important de gérer cette situation de manière professionnelle et avec une communication appropriée. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre :

 

1. Confirmez l'absence :

Contactez la personne qui a manqué la réunion en ligne par e-mail ou par un autre canal approprié pour confirmer qu'elle a manqué la réunion. Il est possible qu'il y ait eu des difficultés techniques ou des malentendus d'horaire. Accordez-leur le bénéfice du doute avant de tirer des conclusions hâtives.

 

2. Documentez l'incident :

Conservez une trace de la réunion manquée, y compris la date, l'heure et tous les détails pertinents. Cette documentation vous sera utile si vous devez aborder le problème avec la personne ou avec ses supérieurs ultérieurement.

 

3. Effectuez un suivi rapide :

Si vous ne recevez pas de réponse de la personne dans un délai raisonnable (tenez compte de l'urgence de la réunion et de son temps de réponse habituel), envoyez un e-mail ou un message de rappel. Renseignez-vous poliment sur leur absence et demandez si tout va bien. Il est possible qu'ils aient eu une urgence ou une circonstance imprévue.

 

4. Abordez le problème directement :

Si la personne manque systématiquement des réunions sans aucune explication valable, il est essentiel de régler le problème. Contactez-les et exprimez votre inquiétude concernant leur comportement constant de non-appel et de non-présentation. Demandez une explication et communiquez l’impact de leurs actions sur l’équipe ou le projet. Insistez sur l’importance de l’assiduité et de la ponctualité pour les réunions virtuelles.

 

5. Considérez les conséquences :

Si le comportement persiste sans amélioration ni explication valable, vous devrez peut-être envisager les conséquences appropriées. Cela pourrait impliquer de signaler le problème à leur superviseur ou au service des ressources humaines, car cela affecte leur performance globale au travail et leur responsabilité. Les conséquences peuvent varier en fonction des politiques de votre organisation.

 

6. Évaluez la communication et les attentes :

Réfléchissez à vos méthodes de communication et à vos attentes pour les réunions. Assurez-vous que les invitations aux réunions sont claires, que les rappels sont envoyés à l'avance et que l'objectif, l'heure et la durée de la réunion sont clairement compris. Résolvez tout malentendu potentiel pour éviter de futurs événements.

 

N'oubliez pas de gérer la situation de manière professionnelle, en maintenant des lignes de communication ouvertes et en donnant à la personne la possibilité d'expliquer ou de rectifier son comportement. Il est essentiel d'équilibrer la responsabilité et la compréhension pour créer un environnement de travail productif et respectueux.

 

Éviter qu'aucun appel ne se présente

 

Pour éviter les situations de « non-appel, non-présentation », voici quelques mesures que vous pouvez prendre :

1. Communication claire :

Assurez-vous que toutes les invitations à des réunions ou les horaires de travail sont communiqués clairement, y compris la date, l'heure et la plateforme (telle que Zoom) à utiliser. Fournissez dès le départ toutes les instructions ou détails nécessaires.

 

2. Rappels :

Envoyez des rappels bien avant la réunion ou le quart de travail prévu. Cela peut prendre la forme d'invitations dans un calendrier, d'e-mails ou d'autres canaux de communication appropriés pour garantir que tout le monde est au courant de l'engagement à venir.

 

3. Confirmez votre présence :

Demandez aux participants ou aux membres de l’équipe de confirmer leur présence au préalable. Cela vous permet de savoir à l’avance qui sera présent et d’identifier tout conflit ou problème d’horaire potentiel.

 

4. Horaires flexibles :

Si possible, envisagez de prévoir une certaine flexibilité dans l'horaire pour tenir compte des situations inattendues ou des conflits qui pourraient survenir. Cela peut aider à réduire le risque d’annulations de dernière minute ou de non-présentation.

 

5. Encourager la responsabilité :

Insistez sur l’importance d’assister aux événements programmés et de respecter vos engagements. Favorisez une culture de responsabilité et encouragez une communication ouverte si quelqu’un prévoit ne pas pouvoir assister à une réunion ou à un quart de travail. Encouragez les individus à communiquer de manière proactive leur disponibilité ou leur indisponibilité.

 

6. Suivre la participation :

Tenez un registre des présences aux réunions ou aux quarts de travail pour identifier toute tendance ou problème récurrent. Cette documentation peut aider à résoudre rapidement les problèmes de fréquentation. Utiliser des outils tels que Horloge.

 

7. Résolvez les problèmes rapidement :

Si quelqu'un ne se présente pas systématiquement sans raison valable ni communication appropriée, abordez le problème directement et discutez avec lui. Comprenez les raisons sous-jacentes et travaillez ensemble pour trouver une solution qui garantit une meilleure fréquentation à l’avenir.

 

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez réduire le risque de situations de « non-appel, non-présentation » et favoriser un environnement de travail plus responsable et plus fiable.