30 sept Comment créer un modèle de note de frais : étape par étape
Posté à 04: 54h
in Suivi des tâches
Les modèles de notes de frais sont un élément nécessaire de tout travail, surtout lorsque vous êtes un employé. Que vous travailliez pour une petite ou une grande entreprise ou même en tant qu'indépendant, votre employeur s'attendra à ce que vous gardiez une trace de votre kilométrage et documentiez vos dépenses professionnelles à la fin de chaque mois.. C’est là qu’un rapport de dépenses s’avère utile. Une note de frais enregistre tout l'argent personnel que vous dépensez pour des activités professionnelles tout au long du mois.. Il est facile de ne pas savoir comment rédiger une note de frais avec autant d'exemples différents disponibles sur Internet.. Voici tout ce que vous devez savoir pour créer une note de frais depuis chez vous et la télécharger vers votre service des ressources humaines.
Un guide étape par étape pour créer un modèle de note de frais
Comprendre le processus de reporting est votre première étape vers la création d'un excellent rapport de dépenses. Il existe deux principaux types de comptes : une approche par compte et une approche détaillée.. Le système basé sur les comptes est le formulaire de déclaration le plus simple, mais cette méthode peut ne pas fournir suffisamment d'informations pour prouver que vous avez engagé les dépenses en question.. Une approche détaillée est plus détaillée mais peut prendre plus de temps à réaliser. La plupart des employeurs préfèrent l'approche détaillée. L'étape suivante consiste à créer un modèle de note de frais. Par exemple, vous pouvez utiliser Excel pour enregistrer votre kilométrage et Microsoft Word pour enregistrer vos repas et autres dépenses.. Si vous préférez utiliser votre ordinateur, vous pouvez utiliser un tableur application, comme Excel, Google Sheets ou Numbers, pour suivre votre kilométrage et autres dépenses. Vous pouvez également utiliser une application comme TripLog pour suivre votre kilométrage, créer une note de frais et l'enregistrer sous forme de fichier PDF. À l'aide d'une application, vous pouvez suivre et déclarer vos dépenses et les télécharger vers votre service RH à la fin de chaque mois.
Quelle plateforme utiliser pour faire une note de frais ?
Que vous utilisiez un outil en ligne ou hors ligne pour créer une note de frais, vous devez être cohérent dans votre choix. Votre employeur ou représentant des RH devrait pouvoir accéder à tous vos comptes en ligne afin de pouvoir les consulter à sa convenance.. Le moyen le plus pratique consiste à utiliser un outil en ligne ou une plateforme cloud pour créer votre rapport. Cela signifie que vos informations seront accessibles depuis n'importe quel appareil : peu importe où vous vous trouvez ou votre connexion Internet, vous pourrez toujours accéder à vos rapports..
Suivez votre kilométrage
Avant de pouvoir calculer votre kilométrage, vous devrez le suivre. Vous pouvez utiliser une application de suivi du kilométrage pour cela. Vous pouvez trouver plusieurs applications pour Android et iOS. Si votre entreprise vous demande de suivre vos miles, vous devrez alors suivre le nombre de miles que vous parcourez quotidiennement.. Cela peut être terminé à l'aide d'une application de suivi du kilométrage. De nombreuses applications calculeront également votre consommation d'essence, vous n'aurez donc pas à le faire.
Enregistrez vos repas et événements d'affaires
Pour chaque repas d'affaires auquel vous participez, enregistrez le nom et l'adresse du restaurant, la date et l'heure de l'événement ainsi que le nombre de personnes présentes à votre fête.. Il est être requis pour enregistrer la date, l'heure, le lieu et le nombre de personnes présentes lors d'événements professionnels. Il serait préférable que vous enregistriez également le nom de la personne qui vous a invité à l'événement. Vous pouvez utiliser la même application ou feuille de calcul pour enregistrer vos dépenses alimentaires et événementielles.
Enregistrez le temps à l'aide de l'application Time Tracker
Si vous travaillez, vous ne pourrez peut-être pas suivre les heures que vous travaillez en personne. Dans ce cas, vous devrez suivre votre temps. Vous pouvez utiliser une application de suivi du temps pour cela. Si votre entreprise vous demande de suivre votre temps, vous devrez noter les heures de début et de fin de chaque tâche sur laquelle vous travaillez.. Vous devez suivre vos heures de travail pour chaque jour de la semaine et conserver une trace de vos heures de travail pour tout le mois.
Enregistrez vos fournitures de bureau
Les fournitures de bureau sont les produits de première nécessité que vous utilisez quotidiennement au bureau : du papier, des stylos, des post-it et d'autres objets que vous pouvez conserver sur votre bureau ; pour chaque objet que vous achetez, notez le nom de l'article, la quantité et le prix. Vous pouvez également inclure la date à laquelle vous avez acheté l'article et sa date de fin prévue. C'est également une bonne idée de garder une trace du magasin où vous avez acheté les articles.
Enregistrez vos frais de déplacement
Pour chaque voyage que vous effectuez, enregistrez les dates de début et de fin, le montant d'argent que vous dépensez pour le voyage et le but du voyage.. Vous aimerez aussi être requis d'enregistrer le nom et l'adresse du lieu où vous avez séjourné pendant le voyage et la date de votre retour. Il serait préférable que vous enregistriez également les conditions des personnes avec lesquelles vous avez voyagé pendant le voyage.
Conclusion
Une bonne note de frais est un élément essentiel de tout travail. Mais beaucoup de gens ont du mal à savoir comment rédiger une note de frais. Cet article a fourni un guide étape par étape pour créer une note de frais. Vous pouvez créer une excellente note de frais en suivant les conseils de cet article.
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