15 sept 7 conseils pour vous aider à gagner du temps avec l'arrondi de 15 minutes : règles et pratiques.
Tout le monde est toujours à la recherche de moyens de gagner du temps grâce à l'arrondi de 15 minutes et d'être plus productif. Mais le temps peut aussi être un aspect difficile du travail pour de nombreuses personnes. Certains processus comptables sont fastidieux et prennent beaucoup de temps. L'une de ces méthodes, qui prend souvent beaucoup de temps, consiste à arrondir l'horloge, ou à déterminer combien de temps un employé a travaillé pendant la journée, puis à l'enregistrer dans sa feuille de temps sous la forme « 9h43 à 5h19 » au lieu de « 9h40 - 5h16 ». XNUMXhXNUMX-XNUMXhXNUMX » ou une autre variation sur ce thème. Plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour accélérer ce processus et le rendre moins fastidieux afin que vous puissiez vous concentrer à nouveau sur des tâches plus critiques.
1. Comment gagner du temps avec l’arrondi de 15 minutes.
Lors de l'arrondi, vous aurez besoin de savoir quand l'employé est arrivé et quand il est sorti. Vous devrez d'abord demander à l'employé d'enregistrer ses heures de début et de fin chaque jour. Cela vous permettra d'arrondir leurs temps le lendemain et de conserver leurs temps enregistrés. Selon la manière dont votre entreprise enregistre les temps, l'employé peut enregistrer ses temps dans le logiciel ou utiliser un papier. feuille de temps. Une feuille de temps papier signifie qu'ils inscriront les heures de début et de fin dans les cases appropriées.
2. Enregistrez d'abord les heures de début et de fin.
Si vos employés enregistrent chaque jour leurs heures de début et de fin dans le logiciel, demandez-leur de noter ces heures avant qu'ils ne les oublient.. S'ils utilisent une feuille de temps papier, enregistrez les heures de début et de fin dans les cases appropriées. Si vous êtes un employé qui enregistre vos temps sur une feuille de temps papier, il est facile d'oublier d'enregistrer les heures de début et de fin. Prenez l'habitude d'enregistrer ces heures en haut de la page. Si vous ou vos employés utilisez une feuille de temps papier, inscrivez l'heure de début dans la première case et l'heure de fin dans la dernière case de la journée.. N'écrivez rien dans les cases du milieu, car cela ne ferait que créer de la confusion et prendre du temps plus tard lorsque vous essaierez d'enregistrer les heures..
3. Utilisez Excel pour faire le calcul à votre place.
Si vous enregistrez des temps dans le logiciel, vous pouvez utiliser Excel pour gagner du temps en arrondissant les heures aux 15 minutes les plus proches. Créez un modèle avec la règle d'arrondi que vous utilisez. Voici un exemple de la façon dont cela fonctionnerait : Pour la norme dans l'image ci-dessus, enregistrez les temps de l'employé et saisissez-les dans la feuille de calcul.. La colonne « FIN » affichera la règle d'arrondi appliquée aux heures d'enregistrement, et la colonne « HEURES » affichera les heures horaires arrondies.. La colonne « HEURES » affichera les temps arrondis comme étant précis et éliminera les calculs pour vous.
4. Demandez à vos employés d'utiliser un micro ou un chronomètre
Si votre entreprise enregistre les heures à l'aide d'un logiciel de reconnaissance vocale, vous pouvez demander aux employés d'utiliser le micro pour enregistrer leurs heures de début et de fin chaque jour.. L'utilisation d'un micro ou d'un chronomètre est un moyen simple d'enregistrer les temps et vous permettra d'arrondir les heures. Le micro enregistrera les temps et les stockera dans le logiciel. Vous pouvez également permettre aux employés d'utiliser un chronomètre pour enregistrer leurs heures de début et de fin. Ils peuvent utiliser le chronomètre pour démarrer et arrêter le chronomètre aux moments appropriés de la journée. Les temps peuvent être saisi dans le logiciel et arrondi.
5. Enregistrez les heures travaillées dans une autre colonne.
Si vous enregistrez les heures dans le logiciel, au lieu d'arrondir les heures, enregistrez les heures au fur et à mesure. sont connectés. Vous pouvez créer une nouvelle colonne dans le logiciel pour enregistrer les heures travaillées. Il garantira les heures sont connectés. Lors de l'arrondi, vous n'enregistrez pas les heures. Vous les arrondissez à l’intervalle de 15 minutes le plus proche. Cette méthode n'est pas recommandée.
6. Ajoutez des raccourcis pour tous les mots ou expressions que vous utilisez.
Y a-t-il des mots que vous ou vos employés tapez ? Si tel est le cas, pensez à les ajouter aux raccourcis clavier du logiciel. Cela peut permettre de gagner du temps lors de la saisie et d’éviter les erreurs. Les fournisseurs, les clients et les employés peuvent tous être ajouté aux raccourcis clavier. Ils peuvent être ajouté avec leurs noms comme raccourci ou avec les termes de leurs comptes. Un excellent raccourci à ajouter est le mot « heures ». Cela vous permettra de taper le mot « heures » suivi du nombre d'heures travaillées, et le logiciel enregistrera les heures dans la feuille de temps..
7. Ajoutez une fonction qui convertira les minutes en heures pour vous.
Si vous enregistrez des temps dans le logiciel, vous pouvez ajouter une fonction qui arrondira les minutes en heures. Cela permettra de gagner du temps en arrondissant les heures et de garantir que les heures sont enregistrés. Cette fonction peut être ajouté lors de la création des colonnes pour la feuille de temps. La formule pour arrondir les minutes en heures est la suivante : où n = le nombre de minutes et H = le nombre d'heures. Cette fonction arrondira les minutes de la feuille de temps à l'intervalle de 15 minutes le plus proche et enregistrera les heures..
Conclusion
L'arrondi des heures est un élément nécessaire de la comptabilité et du maintien des horaires précis des employés. Mais arrondir peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps. Plusieurs façons d'accélérer le processus d'arrondi d'horloge et de le rendre moins fastidieux afin que vous puissiez vous concentrer à nouveau sur des tâches plus critiques. L'arrondi d'horloge est le processus consistant à utiliser les heures de début et de fin d'un employé pour arrondir les heures à l'intervalle de 15 minutes le plus proche.. Ceci est nécessaire car les heures enregistrées dans la feuille de temps doivent être exactes : la feuille de temps ne peut pas indiquer 9h40-5h16 ; il doit être 9h43-5h19. Avoir des horaires précis permet à l'entreprise de payer les employés, de suivre le temps passé en heures supplémentaires et de faciliter les calculs de paie tels que les impôts et les assurances..
