15 sept 7 conseils pour vous aider à gagner du temps avec l'arrondi de 15 minutes : règles et pratiques.
Tout le monde cherche constamment à gagner du temps lors de l'arrondi des heures travaillées (à la minute près) et à améliorer sa productivité. Cependant, la gestion du temps peut s'avérer complexe pour beaucoup. Certains processus comptables sont fastidieux et chronophages. L'arrondi des heures travaillées, qui consiste à calculer le temps de travail d'un employé pendant sa journée et à l'enregistrer dans sa feuille de temps sous la forme « 9h43-17h19 » au lieu de « 9h40-17h16 » ou une autre variante, en est un bon exemple . Il existe plusieurs méthodes pour accélérer ce processus et le simplifier, afin de vous permettre de vous recentrer sur des tâches plus importantes.
1. Comment gagner du temps avec l’arrondi de 15 minutes.
Pour arrondir les heures de travail, vous devez connaître les heures d'arrivée et de départ de l'employé. Vous devrez donc lui demander de les enregistrer chaque jour. Cela vous permettra d'arrondir ses heures le lendemain et de conserver un historique de ses temps de travail. Selon les procédures de votre entreprise, l'employé peut saisir ses heures dans un logiciel ou utiliser une feuille de temps papier . Dans ce cas, il inscrira les heures d'arrivée et de départ dans les cases prévues à cet effet.
2. Enregistrez d'abord les heures de début et de fin.
Si vos employés enregistrent leurs heures de début et de fin de travail chaque jour dans le logiciel, demandez-leur de les noter avant qu'ils ne les oublient . S'ils utilisent une feuille de temps papier, inscrivez les heures de début et de fin dans les cases appropriées. Si vous êtes un employé qui enregistre vos heures de travail sur une feuille papier, il est facile d'oublier d'inscrire les heures de début et de fin. Prenez l'habitude de les inscrire en haut de la page. Si vous ou vos employés utilisez une feuille de temps papier, inscrivez l'heure de début dans la première case et l'heure de fin dans la dernière case de la journée . N'écrivez rien dans les cases du milieu, car cela ne fera que créer de la confusion et vous fera perdre du temps plus tard lorsque vous tenterez d'enregistrer les heures.
3. Utilisez Excel pour faire le calcul à votre place.
Si vous enregistrez les heures dans le logiciel, vous pouvez utiliser Excel pour gagner du temps en arrondissant les heures à la tranche de 15 minutes la plus proche . Créez un modèle avec la règle d'arrondi que vous utilisez. Voici un exemple : pour la configuration standard illustrée ci-dessus, enregistrez les heures de travail des employés et saisissez-les dans la feuille de calcul . La colonne « FIN » affichera la règle d'arrondi appliquée aux heures enregistrées, et la colonne « HEURES » affichera les heures arrondies . La colonne « HEURES » affichera les heures arrondies avec précision et simplifiera vos calculs.
4. Demandez à vos employés d'utiliser un micro ou un chronomètre
Si votre entreprise utilise un logiciel de reconnaissance vocale pour enregistrer les heures de travail, vos employés peuvent utiliser le micro pour pointer chaque jour . L'utilisation d'un micro ou d'un chronomètre est une méthode simple pour enregistrer les heures et permet de les arrondir. Le micro enregistre les heures et les stocke dans le logiciel. Vous pouvez également autoriser vos employés à utiliser un chronomètre. Ils peuvent ainsi démarrer et arrêter le chronomètre aux moments opportuns tout au long de la journée. Les heures enregistrées peuvent ensuite être saisies dans le logiciel et arrondies.
5. Enregistrez les heures travaillées dans une autre colonne.
Si vous enregistrez les heures dans le logiciel, au lieu de les arrondir, enregistrez-les telles qu'elles sont saisies . Vous pouvez créer une nouvelle colonne dans le logiciel pour enregistrer les heures travaillées. Cela garantira leur enregistrement correct . Arrondir les heures ne revient pas à les enregistrer, mais à les arrondir à la tranche de 15 minutes la plus proche. Cette méthode est déconseillée.
6. Ajoutez des raccourcis pour tous les mots ou expressions que vous utilisez.
Utilisez-vous ou vos employés pour saisir régulièrement certains mots ? Si oui, pensez à les ajouter aux raccourcis clavier du logiciel. Cela vous permettra de gagner du temps et d'éviter les erreurs. Fournisseurs, clients et employés peuvent tous être ajoutés aux raccourcis clavier. Vous pouvez utiliser leur nom ou les termes de leur compte. Un raccourci très utile est celui du mot « heures ». Il vous suffira de saisir « heures » suivi du nombre d'heures travaillées pour que le logiciel les enregistre dans la feuille de temps.
7. Ajoutez une fonction qui convertira les minutes en heures pour vous.
Si vous enregistrez les heures dans le logiciel, vous pouvez ajouter une fonction d'arrondi des minutes en heures. Cela vous fera gagner du temps et garantira l'exactitude des heures enregistrées . Cette fonction peut être ajoutée lors de la création des colonnes de la feuille de temps. La formule d'arrondi des minutes en heures est la suivante : où n représente le nombre de minutes et H le nombre d'heures. Cette fonction arrondira les minutes de la feuille de temps à la tranche de 15 minutes la plus proche et enregistrera les heures.
Conclusion
L'arrondi des heures de travail est une étape essentielle de la comptabilité et du suivi précis du temps de travail des employés. Cependant, cette tâche peut s'avérer fastidieuse et chronophage. Il existe plusieurs façons d'accélérer et de simplifier ce processus afin de vous permettre de vous concentrer sur des tâches plus importantes . L'arrondi des heures de travail consiste à arrondir les heures d'arrivée et de départ d'un employé à la tranche de 15 minutes la plus proche . Ceci est indispensable car les heures enregistrées sur la feuille de temps doivent être exactes : il ne peut pas être indiqué 9:40-5:16 ; il doit être 9:43-5:19 . Des heures précises permettent à l'entreprise de payer les employés, de comptabiliser les heures supplémentaires et de faciliter les calculs de la paie, tels que les impôts et les cotisations sociales.
