23 Mar Trabajando desde casa. ¡La guía imprescindible!

Mi equipo y yo trabajamos desde casa desde hace casi 4 años. Esta es la mejor decisión posible que hemos tomado en nuestro negocio y estoy muy seguro de que nunca volveríamos a un entorno de oficina. Pero todo esto no fue fácil al principio. Nos tomamos el tiempo para hacerlo bien, pero cuando lo hicimos no hubo vuelta atrás. Supongo que hoy es nuestro turno de regresar a la comunidad y ayudar a los demás.

Con tanta gente que ha comenzado a trabajar desde casa y pronto lo hará, aquí está todo lo que hemos aprendido en los últimos 4 años. 

Contar con una mesa de trabajo y una silla cómoda. 

Esta es la parte más importante de todo el arreglo. Ponte lo más cómodo posible, ya que pasarás mucho tiempo en este lugar. Si estás frente a la ventana, asegúrate de que la luz no sea demasiado intensa. Una pantalla y un fondo brillante no son adecuados para largas jornadas de trabajo. Siempre me han encantado los espacios luminosos con la ventana a mi izquierda o derecha. Una mirada ocasional al exterior siempre es refrescante. Evita tener una ventana justo detrás de ti para evitar reflejos. Ten a mano todo lo esencial, como cargadores de teléfono, material de oficina, etc., para no tener que levantarte de la mesa con demasiada frecuencia. Si tienes hijos, enséñales que cuando estés en tu escritorio no te distraerás. Idealmente, si puedes tener una habitación de trabajo, el arreglo sería perfecto. Asegúrate de que el fondo no sea demasiado distractor cuando hagas alguna videollamada ocasional. Yo uso dos de estos soportes : https://www.ikea.com/ae/en/p/isberget-tablet-stand-white-20302596/

Uno para mi computadora portátil y el otro para mis teléfonos. Estos son los mejores y más baratos soportes para mi computadora portátil y mi teléfono. También puede evitar levantar el teléfono para recibir todas sus notificaciones. Si realiza videollamadas en su teléfono, estos soportes le salvarán la vida. 

Personaliza tu mesa a tu gusto. Una bonita lámpara y algunas plantas de mesa mantendrán fresco tu espacio de trabajo. 

Siempre ordena tu mesa antes de comenzar el día. Esto le ayudará a mantener la mente despejada y concentrarse en la tarea que tiene entre manos. 

Elija sus herramientas de comunicación favoritas.

Usamos Slack para todas nuestras conversaciones, con canales bien organizados para que mi equipo y yo sepamos de qué trata cada canal y cuánta atención se requiere. Por ejemplo, nuestro canal general tiene la menor prioridad y el canal crítico requiere atención en 5 minutos. También integramos varias herramientas en Slack para actualizaciones de gestión de proyectos, registro de horas, calendario, etc.

Nos aseguramos de reunirnos con nuestro equipo en línea todos los días a la misma hora, durante no más de 10 minutos. Para ello, usamos Zoom , FaceTime, WhatsApp o Skype . Cualquier herramienta que uses está bien. Personalmente, nos encanta Zoom por sus funciones para compartir pantalla y FaceTime por la calidad del video. Al mantener una hora y duración fijas, necesitarás menos tiempo para coordinarte con todos. Créeme, al principio tuvimos problemas con esto.

Utilizamos JIRA para la gestión de nuestros proyectos. Esto puede ser avanzado para muchos usuarios pero la idea es que haya una agenda clara para la llamada diaria. Cuando tienes una lista de tareas organizada, ¡todos están simplemente felices!

Al ser un proveedor de software de control de asistencia, utilizamos nuestro propio software para realizar un seguimiento del tiempo, procesar la nómina y encargarnos de nuestras licencias y acumulaciones. 

Siempre usamos Calendly para programar todas nuestras llamadas. Y Calendly también te permite ingresar tu horario.

Aunque nos reunimos una vez por semana. Antes del brote de coronavirus, siempre nos propusíamos reunirnos una vez a la semana para un buen almuerzo, cena o una pausa para el café. Esto ayuda a mantener las cosas sanas. Cuando trabajas demasiado en casa, pronto empezarás a extrañar la socialización.

Establecer límites y fronteras. 

Trabajar en casa no significa que no puedas trabajar o que trabajes demasiado. Seguramente disfrutará de este nuevo arreglo por su flexibilidad. Muy pronto te darás cuenta de que puedes trabajar con tu ropa de casa, tomarte un descanso de 20 minutos para hacer ejercicio rápido o simplemente ver tu programa favorito. Pero establece tus prioridades con el trabajo y disfruta de tu nueva libertad. Establezca límites en cuanto a cuándo sus compañeros de cuarto o su cónyuge pueden molestarlo. 

Planifique su próximo día la noche anterior. Siempre es útil llevar un pequeño diario o una lista de tareas pendientes. Esta lista mantiene tu día muy concentrado y podrás hacer muchas cosas. Si su lista tiene más de 10 elementos sin marcar, asegúrese de no agregar nunca más hasta que todos los elementos estén marcados.

Pronto verás que tu productividad mejora cada día. Habrá días en los que puedas hacer tantas cosas que casi te sentirás culpable por sentirte libre después de terminar todo tu trabajo. Date unas palmaditas y tómate un descanso estos días. No trabajes demasiado, conoce tus límites. 

Tener un período de recuperación ayuda mucho. Tenemos tiempos libres específicos que pasamos con la familia. Trabaje con el horario que mejor se adapte a sus necesidades. Se sorprenderá de cuánto tiempo de calidad puede pasar con su familia, especialmente con sus hijos. También podrás hacer ejercicio, adquirir un pasatiempo y aún tener tiempo para hacer muchas otras cosas. 

La mayor desventaja de trabajar desde casa es acostumbrarse. Una vez que se acostumbre a su nuevo estilo de vida, las reuniones en su oficina serán una completa pérdida de tiempo. Cosas rutinarias como el viaje al trabajo pronto se sentirán como una pérdida de tiempo y dinero. Valorarás cada hora y sentirás el pellizco por cada minuto que desperdicies. Mi experiencia siempre ha sido positiva una vez que dominé el trabajo desde casa. Mi equipo realmente disfruta cada detalle. Nuestra productividad combinada es algo que nunca podríamos haber logrado de otra manera. Todos disfrutamos de nuestro trabajo, somos dueños de nuestro tiempo y siempre trabajamos hacia el objetivo común y nos preocupamos menos.