13 octubre ¿Qué es una hoja de horas? 5 increíbles beneficios
¿Qué es una hoja de tiempo?
Una hoja de horas es esencialmente un registro del tiempo que un empleado dedica a una tarea en cuestión. Los empleadores utilizan hojas de horas para registrar la asistencia, la duración de los proyectos, asignar trabajos, etc. También realizan un seguimiento de la hora de entrada y salida, los descansos que toman y el tiempo necesario para completar un trabajo. Con ayuda de lo anterior determinan la nómina semanal, quincenal o mensual según así lo necesiten. Otros elementos de la nómina, incluidas las licencias, los devengos y las vacaciones, también se registran al preparar la nómina.
No sólo la nómina, las empresas también utilizan hojas de horas para gestionar proyectos. También son comunes las hojas de horas basadas en el cliente o las hojas de horas solo para proyectos individuales. Realizan un seguimiento en detalle del trabajo realizado por todos y cada uno de los empleados para proyectos individuales. Estas hojas de tiempo ayudan a los recursos humanos a planificar la fuerza laboral al identificar las áreas más débiles y los proyectos que necesitan un impulso adicional. Más importante aún, ayuda a realizar un seguimiento de los niveles de productividad de cada empleado.
Las hojas de horas pueden ser digitales o en papel. Crear y mantener registros manuales de hojas de horas requiere tiempo y esfuerzo, y la nómina es un auténtico terror. Pero las hojas de horas digitales, por otro lado, hacen todo lo que una hoja de horas en papel podría hacer con solo presionar un botón.
La aplicación Time Tracking le ayuda a registrar lo anterior en línea y es fácilmente rastreable. Los empleados envían sus respectivas hojas de horas, que luego se envían a su gerente, quien luego las aprueba. Los datos son procesados por el equipo interno o subcontratados a un proveedor especializado en nóminas. O eso o una calculadora de horas de nómina puede hacer el trabajo por usted.
Con el tiempo de entrada y salida y el salario por hora en la mano, la calculadora calcula el salario después de considerar las deducciones fiscales, etc.
¿Por qué necesita una hoja de horas?
Toda empresa debería considerar tener una hoja de horas para sus empleados. Siempre es difícil aceptar un nuevo procedimiento, ya que algunos lo perciben como una intrusión en su privacidad. La importancia de una hoja de horas supera la complejidad y los inconvenientes.
La hoja de horas funciona de manera similar a una base de datos y recopila todos los detalles necesarios de los empleados. Estos detalles incluyen las tareas completadas, las horas trabajadas, etc. Con la ayuda de los hechos disponibles, los empleadores pueden pagar a sus trabajadores de manera justa y razonable. Y los trabajadores tienen pruebas de su trabajo.
Además de esto, la dirección puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado por el equipo con respecto a la productividad. Conocer la cantidad de tiempo dedicado a cada tarea ayuda a identificar las brechas de recursos y detectar problemas de gestión del tiempo. Combinadas con otras herramientas, las hojas de horas también mejoran la transparencia dentro de la organización, lo que puede resultar beneficioso para el empleador.
En lo que respecta a los empleados, pueden ver la cantidad de horas dedicadas a cada tarea y utilizar hojas de horas para aumentar su productividad. También pueden relacionar su salario con las horas trabajadas y ya no preguntarán si se les paga lo suficiente. De forma contraria, pueden preguntarle si no les han pagado las horas trabajadas.
En cuanto a la gestión de proyectos, los responsables pueden utilizar hojas de horas para calcular los gastos y las estimaciones de un proyecto. También pueden comparar los costos proyectados con los costos reales de varios proyectos al mismo tiempo. Con esta información disponible, pueden trabajar para completar los proyectos actuales a tiempo y también planificar proyectos futuros.
Hoja de horas digital versus hoja de horas en papel
Aunque la Hojas de horas son muy importantes para el crecimiento de cualquier organización, ¿es prudente saltarse el tren digital o ceñirse a las hojas de tiempo tradicionales?
Confíe en nosotros cuando decimos que lo digital es el camino a seguir. Tienes años y años de registros a tu alcance en un servidor o en la nube. Pero con las hojas de horas manuales, aunque tenga los datos a mano, tendrá tiempo para buscar la información necesaria. No sólo eso, ¿qué tan posible es rastrear todos los datos? Pero por el lado positivo, las hojas de horas en papel son sencillas y fáciles de seguir. También ahorra costos y mantiene el proceso simplificado.
En un mundo corporativo, combinar hojas de horas digitales con una solución de gestión de proyectos es probablemente la mejor manera de realizar un seguimiento del desarrollo de un proyecto y mantener la transparencia dentro de la organización y también con el cliente. La mayoría de las hojas de horas electrónicas vienen con aplicaciones de gestión del tiempo. Con esto, los empleados pueden realizar un seguimiento de su productividad y controlar el progreso.
Antes de llegar a una solución, es importante que consideres también a los empleados. Si es una empresa pequeña con unos pocos empleados, le irá mejor con una hoja de horas manual o incluso con una calculadora de tiempo libre. Pero, si tiene una organización grande con empleados remotos, es posible que una hoja de horas digital o una hoja de horas basada en la nube funcionen mejor.
¿Cómo funcionan las hojas de horas?
Las hojas de horas no son una de las tareas más atractivas del día, pero sí muy necesarias cuando se trata del funcionamiento de una empresa. Por lo tanto, una aplicación de seguimiento del tiempo debería ser la más sencilla y también autodescriptiva sin tener que dedicarle demasiado tiempo.
Para empezar, los parámetros los establecen los directivos como parte de la inducción a la empresa o proyecto. Luego, los empleados ingresan el período de tiempo en sus respectivos módulos según las tareas específicas asignadas. El tiempo definido incluye horas extras y turnos, si los hubiera, además de la semana laboral regular.
El parte de horas también registra días festivos, permisos, vacaciones, capacitación, etc., como parte de las tareas administrativas. Estos permiten al empleador realizar un seguimiento de las horas de los empleados a efectos de nómina. Sin embargo, estos dependen de las necesidades del empleador y para qué se utiliza la hoja de horas.
Al final del día, los empleados ingresan las horas de trabajo en comparación con las tareas y las presentan para su aprobación. Los parámetros son diferentes para cada empleado según los proyectos, y es personalizable por ellos y también por sus responsables. Una vez enviada, la hoja de horas se pasa al supervisor, que puede ser el gerente o incluso el propio cliente.
El supervisor con autoridad aprueba o rechaza la hoja de horas. En caso de aprobación, se pasa al departamento de nómina para su procesamiento. Si se rechaza, regresa al empleado para realizar los cambios necesarios, quien luego lo envía nuevamente después de la corrección.
¿Cómo ayudan las hojas de horas a las organizaciones a mejorar?
Las hojas de horas ayudan a las organizaciones a obtener una visión de la vida profesional de los empleados. Les ayuda a tomar mejores decisiones en relación con los empleados y a inspirarlos. También identifica dificultades en cualquier proyecto y también una brecha de conocimiento.
Seguimiento de proyectos
Como compañero de trabajo, conocerá la hora de entrada y salida de su compañero de trabajo. Como gerente, conocerá las tareas asignadas a los miembros de su equipo. Pero, sin una hoja de horas, el tiempo dedicado a la tarea sigue siendo un misterio. Esto crea una falta de transparencia en el sistema.
Con las hojas de horas, su equipo puede registrar la tarea en la que están trabajando. Y también el tiempo trabajado bajo cada trabajo o módulo dependiendo del proyecto en el que estén trabajando. Esto le ayuda a medir la productividad del equipo además de la eficiencia. Los gerentes pueden utilizar estos datos para abordar cualquier brecha o organizar capacitación cuando haya falta de resultados.
Mejorar la eficiencia
Una hoja de horas detallada puede brindarle a la organización una visión profunda de cualquier proyecto. Esto identifica riesgos potenciales basados en datos anteriores y la administración puede investigar qué está causando el problema. Esto ayuda a cambiar el proceso y ajustar los datos actuales para evitar lo mismo en el futuro. Si la falta de comunicación es la causa del problema, puede buscar mejores formas de comunicación o planificar ejercicios de formación de equipos para impulsar la moralidad dentro del equipo.
Lo anterior sólo es posible cuando se tiene un conocimiento profundo del funcionamiento del equipo y también del transcurrir hora tras hora de cada día.
Mantenga un registro de los empleados
Las hojas de horas ayudan en la gestión de proyectos al realizar un seguimiento de los proyectos de los empleados y controlar su rendimiento/producción. A través de esto, obtendrá una idea de la especialización de un miembro del equipo, así como de sus lagunas. De esta manera, podrá identificar si el empleado es elegible para un mejor rol dentro de la organización. Además, también reconoce a los empleados con conocimientos especializados, que pueden resultar beneficiosos en proyectos futuros. Por otro lado, también señala a los empleados que carecen de lo mismo.
Gasto récord del proyecto
Nadie desea perder dinero voluntariamente en un proyecto, y eso sería precisamente lo que estaría haciendo si no comienza a realizar un seguimiento de sus hojas de tiempo. Las hojas de tiempo le ayudan a controlar el tiempo invertido y, por tanto, el coste, especialmente en el caso de proyectos de oferta fija. Definitivamente no querrás estar en el lado perdedor de las cosas.
Facturación precisa
Las empresas orientadas al cliente, como las industrias de servicios, funcionan mejor si se realiza un seguimiento de su tiempo y costos mediante una hoja de horas. Esto no sólo les ayuda a realizar un seguimiento de las cosas, sino que también le asegura al cliente que el proyecto está en las mejores manos. También podrás evitar la confusión a la hora de facturarles las distintas tareas. Podrás reclamar la compensación monetaria sin tener que justificar todos los gastos.
En la era actual, la digitalización es inevitable, al igual que el seguimiento de la productividad de los empleados. Si bien esto existe desde hace algún tiempo con la ayuda de hojas de horas manuales, también es importante que busque opciones digitales según sus necesidades. Las hojas de horas pueden ayudar a una organización de muchas maneras diferentes además de ser un medio para calcular la nómina.
