27 abr Fraude en las hojas de horas trabajadas: ¿cómo puede prevenirlo su empresa?
Publicado en 08: 51h
in Tiempo y asistencia
¿Sigue dependiendo de hojas de cálculo y hojas de tiempo en papel para administrar el tiempo, las actividades, las habilidades y los costos de sus empleados? Podría estar expuesto a una vulnerabilidad relacionada con ineficiencias, imprecisiones, incumplimiento de las regularidades del tiempo de trabajo y, en algunos casos, incluso fraude por parte de los empleados. Inexactitud en el seguimiento del tiempo de los empleados y fraude en la hoja de tiempo es una preocupación común en las organizaciones que mantienen manualmente el tiempo y la asistencia, y su empresa también puede ser una de ellas. Parte de esto se debe a una intención consciente y otra parte a la falta de controles de gestión.
El fraude en las hojas de horas es uno de los problemas comunes en todas las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas. Se han realizado muchas investigaciones sobre este tema y muchas empresas han desarrollado software para reducir el robo de tiempo.
Tipos de fraude en la hoja de horas
Ingresar o aprobar datos incorrectos es uno de los abusos más comunes de la información de asistencia. Cuando se hace accidentalmente, puede exponer el descuido de los empleados y la falta de gestión para controlarlo; sin embargo, cuando se hace deliberadamente, es fraude. Los empleados son responsables de ingresar sus datos de asistencia correctos y los supervisores son responsables de aprobar que esta información sea correcta. Si bien todos esperamos que la mayoría de los empleados sean honestos y mantengan su integridad, lamentablemente la experiencia demuestra que no siempre es así. A continuación se detallan algunas de las formas más comunes en que los empleados pueden cometer fraude en la hoja de horas.
- Inflar las horas de trabajo – Con las hojas de horas en papel, es muy fácil para los empleados ingresar horas incorrectas de presentación y salida del trabajo y exagerar o redondear sus horas a la hora más cercana. Entonces se produce un pago excesivo cuando al empleado se le paga en función de las horas o tarifas que quizás no haya trabajado en absoluto.
- Entrada de datos falsos – Si es necesario volver a escribir los datos de asistencia de los empleados de las hojas de horas en un sistema de nómina, es muy fácil para un empleado deshonesto cambiar los números. Además, este tipo de proceso es capaz de cometer errores tipográficos y errores.
- Nepotismo – Es un hecho conocido que en toda organización hay un gerente que favorece a un compañero de trabajo, familiar o amigo asignándole una tarea específica en lugar de asignarle a un empleado diferente, que también está disponible para trabajar, y tal vez un elección rentable. ¡Esto también se puede controlar!
- Errores por retrasos en la cumplimentación de las hojas de horas – Aunque técnicamente no es un fraude, a menudo se producen imprecisiones cuando los empleados completan las hojas de tiempo semanas después de haber trabajado esas horas. Luego, los supervisores firman estas hojas de tiempo, aunque puede darse el caso de que el empleado no haya registrado esa cantidad de horas. A los supervisores les resulta muy difícil controlar el tiempo de cada miembro de su equipo, especialmente en equipos de gran tamaño.
Cómo prevenir el fraude en las hojas de horas laborables en el lugar de trabajo
El fraude en las hojas de horas es un problema grave en muchos lugares de trabajo. También puede ser una oportunidad para que su empresa impacte al mundo. Todo el mundo sabe que gestionar empleados es caro y requiere mucho tiempo. Representan las horas dedicadas a tareas esenciales, especialmente cuando se factura a clientes externos. La solución ideal equilibrará la confianza con la responsabilidad. Los empleados que comprenden la importancia de la integridad y la reputación resistirán la tentación de aumentar sus hojas de tiempo y asumir riesgos. ser atrapado luego. Pero no todos los trabajadores sienten lo mismo, por lo que puede ser necesario contar con salvaguardias contra el abuso del sistema. Permitir la transparencia a través de la tecnología puede ayudar a las empresas a operar más y prevenir diversos tipos de fraude.. A continuación se presentan cuatro mejores prácticas al implementar una solución de seguimiento del tiempo:
Realice un seguimiento del uso de la computadora con marcas de tiempo
Los sistemas informáticos le permiten realizar un seguimiento del uso de la computadora de los empleados. En otras palabras, puedes saber quién, cuándo y con qué frecuencia accedieron a programas específicos. Esto abre muchas oportunidades para descubrir el fraude en las hojas de horas a través de anomalías. Por ejemplo, si nota que alguien estuvo usando un programa en particular durante un tiempo limitado, es posible que desee investigar por qué.. El programa podría ser legítimo pero tener excepciones. Por ejemplo, es posible que un editor necesite utilizar un software de captura de pantalla con fines de investigación. O bien, el empleado puede estar abusando de sus derechos, por lo que usted podría remitir su caso a Recursos Humanos. Las marcas de tiempo también pueden ayudarle a verificar las horas trabajadas por los empleados para empresas que cobran a los clientes por hora.. Si tiene empleados que registran su tiempo en una hoja de tiempo digital, poner una marca de tiempo en sus entradas agregará otra capa de confianza.. Tendrán que registrar el tiempo exacto que trabajaron en cada tarea.
Registre la identidad de todas las personas que acceden al sistema.
Para evitar el fraude en las hojas de horas, donde los empleados registran las horas que no trabajaron, debe realizar un seguimiento de la identidad de todas las personas que inician sesión en el sistema.. Una solución centralizada de seguimiento del tiempo registrará la información de inicio de sesión y las direcciones IP de los usuarios. La dirección IP de una empresa revela su ubicación física, lo que puede ayudarle a determinar si un empleado estaba en el lugar correcto en el momento correcto.. Esto será particularmente útil si nota patrones anormales. El sistema también debe registrar cuándo inician y cierran sesión. Si alguien inició sesión durante el fin de semana, debe realizar un seguimiento para determinar si estaba trabajando. Si muchos empleados inician sesión en momentos inusuales, podría significar que están intentando manipular el sistema..
Los empleados deben ingresar el motivo de sus actividades.
Un paso esencial para prevenir el fraude en la hoja de horas es obligar a los empleados a ingresar un motivo para cada actividad registrada en la hoja de horas.. El sistema también debería pedirles que seleccionen qué tipo de actividad es, como "llamada telefónica", "llamada en conferencia" o "reunión en persona".." Esto le ayudará a detectar anomalías, como que los empleados dediquen cantidades excesivas de tiempo a actividades que no tienen sentido.. De forma predeterminada, el sistema debe obligar a los empleados a seleccionar un motivo válido para cada actividad. También puedes configurar más reglas para ayudar a detectar cualquier Actividad fraudulenta. Por ejemplo, puede pedirles a los empleados que seleccionen de una lista de motivos válidos al ingresar la hora de una conferencia telefónica..
Seguimiento de la ubicación de los empleados y los datos del dispositivo
Los datos de ubicación de los empleados también pueden ayudarle a detectar fraude en las hojas de horas. Si tiene empleados que rastrean su tiempo en un sistema en línea, debería poder ver su ubicación. Esta voluntad estar basado en el dispositivo que utilizan para registrar sus horas. Si el sistema se integra con GPS, tendrás aún más información. Sabrás dónde están los empleados Están localizados y cuánto tiempo les tomó viajar entre dos puntos. Estos datos pueden revelar patrones sospechosos y ayudar a generar confianza en las hojas de horas. Los datos de los dispositivos de los empleados también pueden ser útiles si nota un cambio repentino en los dispositivos. Si ve a un empleado registrando su tiempo usando dos dispositivos, es probable que sea legítimo. Pero deberías investigar si un empleado cambia entre una computadora portátil, un teléfono inteligente y un dispositivo IoT..
Tipos más comunes de fraude en la hoja de horas
Los empleados pueden intentar registrar horas falsas por diversas razones. Ellos podrían estar sobrecargado de trabajo y tratando de registrar menos horas de las que trabajaban. Alternativamente, podrían estar intentando que parezca que trabajaron más de lo que hicieron. Debe tener una política clara contra todo fraude en las hojas de horas, pero debe estar especialmente atento a la doble inmersión: espera que los empleados registren sus horas de trabajo y cobren a los clientes por su tiempo.. Sin embargo, pueden intentar registrar las mismas horas para ambos clientes. Este tipo de fraude en la hoja de horas puede ocurrir cuando los empleados inician sesión en su sistema de seguimiento de horas.. Pueden registrar sus horas para el mismo cliente dos veces. Facturación excesiva: espera que los empleados facturen a sus clientes por la cantidad de tiempo adecuada.. Sin embargo, pueden intentar facturar a sus clientes más horas de las que trabajaron. Este fraude puede ocurrir cuando un empleado registra su tiempo en el sistema. Es posible que registren su tiempo para el mismo cliente durante más tiempo del que trabajaron.
Cómo prevenir el fraude en las hojas de horas
Hay muchas formas de prevenir el fraude en las hojas de horas. Los párrafos anteriores describen los más importantes. En resumen, su solución de seguimiento del tiempo debería: – Exigir que los empleados registren su tiempo según la ubicación del dispositivo que están usando. Esto reducirá el riesgo de facturación doble y le ayudará a determinar si estaban en el lugar correcto en el momento correcto.. – Solicitar a los empleados que ingresen un motivo cada vez que inician sesión en el sistema. Esto le ayudará a distinguir entre actividades legítimas y fraudulentas. – Pida a los empleados que seleccionen un nivel apropiado de detalle al registrar el tiempo. Esto evitará que entren. excesivamente Altos niveles de detalle. – Realice un seguimiento del uso de la computadora con marcas de tiempo para que pueda verificar el uso legítimo de programas específicos por parte de los empleados.. – Realizar un seguimiento de la identidad de todas las personas que inician sesión en el sistema. Esto te ayudará a detectar personas que inician sesión desde una ubicación diferente. – Exigir que los empleados ingresen el motivo de cada actividad que registran. Esto le ayudará a detectar anomalías causadas por el fraude en la hoja de horas.
Reemplazo de hojas de horas manuales
Si todavía utiliza hojas de horas manuales, probablemente Sepa por qué debería cambiar a una solución de seguimiento del tiempo en línea.. Las hojas de horas son una realidad desafortunada para muchas empresas. Tienen que realizar un seguimiento del tiempo para crear facturas para los clientes. Si tiene empleados que rastrean el tiempo a mano, tendrás que confiar únicamente en la confianza que están dispuestos a poner en su integridad. Sin embargo, una solución automatizada puede reducir el riesgo de fraude y abuso del sistema. Tendrás datos más precisos y detallados, lo que te permitirá crear facturas más precisas.. Esto reducirá el riesgo de que los clientes cuestionen su facturación y requieran adicional hojas de tiempo para explicar sus cargos actuales.
Desarrollar una cultura empresarial
Es imposible prevenir completamente el fraude en las hojas de horas en cualquier empresa. Sin embargo, puedes hacer todo lo posible para evitarlo creando una cultura empresarial en la que todos es de confianza. Sería mejor si comunicara la importancia de la integridad y la reputación dentro de la empresa.. Sería mejor si también permitiera a los empleados desafiar las acciones de los demás. Si alguien sospecha que otro empleado está falsificando sus horas, debería poder hacer preguntas sin sentirse avergonzado.. Los empleados que valoran su reputación resistirán la tentación de rellenar sus hojas de horas. Tomarán la decisión más difícil, lo que también les ayudará a ganarse más confianza de sus compañeros de trabajo..
Conclusión
Fraude en la hoja de horas sucede en muchas formas diferentes. Puede evitarlo implementando una solución de seguimiento del tiempo. Le permitirá ver el uso de la computadora con marcas de tiempo, registrar la identidad de todas las personas que inician sesión en el sistema y exigir empleados para ingresar el motivo de sus actividades. Estas tres cosas le ayudarán a detectar anomalías y prevenir el fraude en las hojas de horas. Si desea que su negocio tenga éxito, debe poder facturar a sus clientes por sus horas. Con una solución de seguimiento del tiempo, podrá hacerlo más precisamente y eficiente.. El fraude en las hojas de horas es muy preocupante no sólo por el dinero que pierden las empresas, sino también por los abusos de confianza que pueden producirse. Si bien puede que no sea posible detener completamente este fraude, ciertamente existen formas de minimizar este abuso y tomar acciones correctivas. Como emprendedor, debe contar con políticas claras junto con las consecuencias de desviarse de ellas. También debe considerar las hojas de tiempo electrónicas para minimizar los errores que surgen del cronometraje manual, evitando así el fraude. El potencial de fraude en las hojas de tiempo es significativo y las consecuencias son costosas y de gran alcance. Como empresa, debe conocer sus controles internos y los informes de gestión para que cuestiones como; Las irregularidades en la nómina, los costos laborales excesivos, el exceso de horas trabajadas y los proyectos que exceden sus presupuestos se descubren lo antes posible y se tratan rápidamente.
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