21 Feb La guía definitiva para las hojas de horas: cómo empezar y qué esperar
Si trabaja como empleado, probablemente haya tenido que hacer una hoja de horas antes. Si trabaja como contratista independiente, probablemente también lo haya hecho. De cualquier manera, es mucho trabajo realizar un seguimiento de todas las horas que ha completado para un proyecto y no siempre es fácil saber cuál es la mejor manera de hacerlo. He recopilado toda la información que necesita en un solo lugar para que le resulte más fácil comprender cómo realizar un seguimiento de sus horas. A continuación, le indicamos cómo configurar su hoja de horas, qué hacer si olvida realizar un seguimiento del tiempo y cómo asegurarse de que todo sea preciso.
¿Qué es una hoja de horas?
Una hoja de horas es un documento que analiza su trabajo en su conjunto. Algunas hojas de tiempo, como las de los clientes o el número de reuniones que ha tenido, deben incluirse en el informe de su empresa al gobierno. Otras hojas de horas simplemente muestran sus horas de trabajo para esa semana. Puede incluir una tabla, una hoja de cálculo de Excel o simplemente los totales de su tiempo. El formato más común es el formato de hoja de horas que mencioné anteriormente. Le mostraré cómo se ve, pero tenga en cuenta que este no es de ninguna manera el único formato que se utiliza. Si tiene prisa, hágalo en Excel. Cómo iniciar una hoja de horas Si usted es una persona que trabaja desde casa o trabaja en una pequeña empresa, no tiene que hacer mucho para comenzar su hoja de horas. Todo lo que tienes que hacer es: Abrir la hoja de cálculo de Word o Excel o el archivo CSV que muestra tu tiempo de la semana. También puedes utilizar una herramienta como ClockIt para realizar un seguimiento de tus horas. Si buscas plantillas en Excel, Google Sheets consulta nuestra plantillas de hoja de horas que hemos creado.
¿Qué debo hacer con mi hoja de horas?
Antes de comenzar, debe asegurarse de tener una buena razón para crear una hoja de horas y asegurarse de que la cantidad de horas trabajadas sea precisa. Si solo está cubriendo un proyecto en el que está trabajando con su socio, no necesita realizar un seguimiento de las horas que trabajaron juntos. Para mantener la hoja de tiempo precisa, debe tomarse un tiempo para registrar todo lo que hace. Una hoja de horas puede ser tan simple como una hoja de cálculo o tan detallada como un documento de Word o PDF. Cuando cree la hoja de cálculo, asegúrese de incluir horas para cada tarea que complete para su cliente. Los sistemas automatizados garantizarán que sus hojas de horas estén disponibles para que sus administradores las vean en línea. Esto le evitará la molestia de realizar un seguimiento y enviarlo a los respectivos administradores.
¿Por qué es importante realizar un seguimiento del tiempo?
Estás ocupado y quizás te preguntes por qué es tan importante realizar un seguimiento del tiempo. En realidad es sólo sentido común. Si desea conocer los detalles de cómo emplea su tiempo, necesita saber las horas que ha completado. Sus gerentes siempre revisarán sus hojas de horas y se asegurarán de que sean precisas. Si creen que su tiempo ha sido reportado de manera excesiva o insuficiente, es posible que tengan que llegar a un acuerdo con usted. O puede que no tengan tanto trabajo que hacer. Para ser claros, no estoy diciendo que no debas informar todo en tu hoja de horas. Simplemente no lo hagas a medias.
¿Cómo controlo mi tiempo?
En su mayor parte, esto es bastante sencillo. Sólo necesita crear una hoja de horas “personalizada” para toda la empresa, que puede ser cualquier tipo de hoja de cálculo. Este es bastante básico, pero puedes personalizarlo como quieras. Cada miembro del equipo puede reservar su tiempo, que se combinará con el tiempo de los demás. Si tiene empleados, es muy fácil agregar las horas de cada empleado. Solo asegúrese de asignar a cada empleado una fecha de inicio y finalización de su tiempo. Puedes usar la misma hoja de cálculo para realizar un seguimiento de las horas que dedicas a un proyecto y el tiempo que pasas fuera de la oficina trabajando en otra tarea. Entonces, si asististe a una llamada de ventas el jueves y trabajaste 30 horas de jueves a domingo en otro proyecto, dedicarías 30 horas al proyecto y el tiempo que tomó la llamada de ventas se registraría en tus registros. Al utilizar una herramienta en línea, puede crear códigos de trabajo y realizar un seguimiento del trabajo en comparación con los códigos de trabajo. Por ejemplo, "reuniones" sería un código de trabajo y "ejecución de proyecto" puede ser otro código de trabajo en este caso.
¿Por qué debería realizar un seguimiento del tiempo?
Es uno de los requisitos básicos para trabajar como empleado y también se puede realizar como contratista. Aquí hay algunas razones para realizar un seguimiento del tiempo: Le ayuda a medir la productividad. Al realizar un seguimiento del tiempo, podrá tener una idea de cuánto tiempo se dedicó al Antecedentes y puede mantener las cosas transparentes entre usted y su cliente. Le brinda un mejor control sobre el gasto del proyecto y también establece expectativas realistas sobre el costo para su cliente. Ayuda a tener una idea de los tiempos de ejecución del proyecto. Ayuda a gestionar mejor los recursos de la empresa y también ayuda con programación de empleados.
Conclusión
Configurar una hoja de horas puede resultar un poco abrumador si no está seguro de qué debe realizar un seguimiento. Estas son algunas de las cosas más importantes a tener en cuenta. Descargue las plantillas de hojas de horas que se incluyen en esta guía. Estas plantillas le permitirán personalizar su hoja de horas según sus necesidades exactas. Calcule una tarifa por hora que refleje con precisión el trabajo que está realizando. La hoja de horas debe reflejar con precisión por qué le pagan. El seguimiento del tiempo es un trabajo de tiempo completo. Deberías realizar un seguimiento de las horas que trabajas cada semana. Idealmente, esto debería hacerse mediante el seguimiento de cada proyecto que complete.
