01 agosto Fraude de nómina: 5 tipos que debe conocer y cómo prevenirlos
A medida que las empresas evolucionan con los avances tecnológicos, también lo hacen las tácticas de personas malintencionadas. Uno de los problemas más frecuentes y costosos que enfrentan las organizaciones es el fraude de nómina. Esta forma de delito de cuello blanco tiene un impacto significativo en las empresas, tanto pequeñas como grandes, con el Asociación de Examinadores de Fraude Certificados estimando que la organización promedio pierde el 5% de sus ingresos por fraude cada año, y el fraude de nómina constituye una parte importante de esto.
Comprender el fraude de nómina
El fraude de nómina es cualquier acto engañoso que resulte en el desembolso injustificado de fondos en el proceso de nómina. Por lo general, implica la manipulación de sistemas o procesos de nómina por parte de los empleados dentro de una organización. Esto puede tomar muchas formas, incluyendo:
Empleados fantasmas:
Esto ocurre cuando aparece en la nómina una persona no empleada por la organización. El defraudador, a menudo un empleado, creará un empleado ficticio y cobrará el salario no ganado.
Fraude en la hoja de horas:
Esta forma de fraude ocurre cuando los empleados afirman haber trabajado más horas de las que realmente trabajaron, o cuando los gerentes autorizan horas extras no trabajadas.
Esquemas de comisiones:
Estos implican la manipulación de registros de ventas para inflar comisiones o bonificaciones.
Modificación de la tasa de pago:
En este caso, un empleado o gerente aumenta ilegalmente su propio salario o el de otro empleado.
Fraude anticipado:
Esto sucede cuando un empleado solicita un anticipo de nómina y no lo devuelve o abandona la organización sin liquidar el anticipo.
Implicaciones del fraude de nómina
Las implicaciones del fraude salarial son amplias y van mucho más allá de las pérdidas financieras. A continuación se detallan algunas de las principales áreas afectadas por dichas actividades fraudulentas:
Impacto financiero:
La consecuencia más inmediata y aparente del fraude salarial es la pérdida financiera. Esto puede variar desde discrepancias menores hasta cantidades significativas que pueden amenazar la estabilidad financiera de una empresa. Para las empresas más pequeñas o las nuevas empresas, el fraude salarial sostenido podría incluso conducir a la quiebra.
Interrupción operativa:
El fraude de nómina puede alterar el funcionamiento normal de una empresa. Cuando se detecta fraude, es posible que sea necesario suspender las operaciones mientras se lleva a cabo una investigación exhaustiva. Esto puede provocar retrasos en la entrega del servicio o producto, lo que afecta tanto a los resultados como a la satisfacción del cliente.
Moral y confianza de los empleados:
El fraude de nómina, especialmente cuando lo cometen los empleados, puede crear un ambiente laboral tóxico. La confianza entre empleadores y empleados, y entre los propios empleados, puede verse gravemente afectada. Esto puede provocar una caída de la moral y la productividad.
Consecuencias legales:
Dependiendo de la gravedad y la naturaleza del fraude, podría haber ramificaciones legales. Las empresas podrían enfrentar multas por falta de supervisión o mecanismos de control adecuados. Las personas involucradas en el fraude pueden enfrentar sanciones, incluido el encarcelamiento.
Daños a la reputación:
El daño a la reputación causado por el fraude salarial puede ser significativo y duradero. Las noticias de este tipo de fraude pueden afectar la relación de una empresa con sus clientes, socios e inversores. Podría provocar pérdidas de negocios, dificultades para atraer inversiones y desafíos para forjar nuevas asociaciones.
Costos aumentados:
Por último, los costos asociados con la resolución del fraude de nómina pueden ser sustanciales. Esto incluye costos para realizar investigaciones, gastos legales, implementar nuevas medidas de control y capacitación del personal. Si una empresa necesita devolver fondos robados o compensar pérdidas, la carga financiera puede ser aún mayor.
Por lo tanto, prevenir el fraude en las nóminas no se trata sólo de salvaguardar las finanzas; se trata de proteger la salud general y la sostenibilidad del negocio. Implementar controles internos sólidos, auditorías periódicas y fomentar una cultura de honestidad y transparencia son claves para minimizar el riesgo de dicho fraude.
Prevención del fraude en la nómina
A pesar de los desafíos, las organizaciones pueden emplear varias estrategias para combatir el fraude de nómina:
Implementar controles internos sólidos
La segregación de funciones es crucial. La persona que procesa la nómina no debe ser la misma que la autoriza. Asimismo, la persona que emite los cheques no debe ser quien concilie los extractos bancarios.
Realizar auditorías periódicas de nómina
Las auditorías periódicas, tanto internas como externas, pueden ayudar a detectar discrepancias. Además, una auditoría sorpresa puede disuadir a posibles estafadores, ya que añade un elemento de incertidumbre.
Utilice sistemas de nómina sólidos
Las soluciones tecnológicas pueden hacer que las cosas sean más difíciles para los estafadores. sistemas biométricos como RelojIt puede prevenir el fraude en las hojas de horas, mientras que las soluciones basadas en inteligencia artificial pueden detectar anomalías en los datos de nómina.
Educación de los empleados para evitar el fraude en la nómina
Se debe concienciar a los empleados de las repercusiones del fraude salarial. La transparencia sobre la política de tolerancia cero de la empresa hacia el fraude puede servir como elemento disuasivo.
Políticas de protección de denunciantes
Aliente a los empleados a informar actividades sospechosas. Proporcionar protección a los denunciantes para evitar represalias.
Revisión de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes exhaustivas durante el proceso de contratación pueden ayudar a identificar empleados potenciales con un historial de actividades fraudulentas.
Ejemplos de fraude de nómina en el pasado
A continuación se muestran algunos ejemplos del mundo real que ilustran varios tipos de esta actividad fraudulenta:
Empleados fantasmas:
Este tipo de fraude ocurrió en la Ciudad de Oficina de Gestión de Flotas de Filadelfia en 2006. El director de la oficina añadió un empleado ficticio a la nómina y, en un período de tres años, logró cobrar alrededor de 400,000 dólares en pagos. El plan fue descubierto durante una auditoría que reveló que el “empleado” nunca existió.
Fraude en la hoja de horas:
Se registró un caso de fraude en la hoja de horas en el Autoridad de tránsito del área metropolitana de Washington (WMATA) en 2014. Un grupo de supervisores y empleados reportaron falsamente más de 20,000 horas extras, lo que resultó en una pérdida de más de $800,000. El plan fue descubierto gracias a una pista de otro empleado.
Esquemas de comisiones:
En 2017, una Se descubrió un esquema de comisiones a gran escala en Wells Fargo, donde miles de empleados bancarios crearon más de 1.5 millones de cuentas bancarias no autorizadas y alrededor de 500,000 cuentas de tarjetas de crédito. Hicieron esto para ganar comisiones adicionales y cumplir objetivos de ventas. Este fraude masivo provocó un escándalo público y resultó en una multa de 185 millones de dólares para el banco.
Modificación de la tasa de pago:
En 2015, el director ejecutivo de una empresa con sede en Seattle Pagos por gravedad, enfrentó una demanda por parte de su hermano, que también era accionista minoritario. El hermano acusó al director ejecutivo de pagarse a sí mismo una “compensación excesiva” después de haber aumentado drásticamente su salario. Aunque el caso finalmente se decidió a favor del director general, sirve como ejemplo de cómo la modificación de las tasas salariales puede dar lugar a acusaciones de fraude.
Fraude anticipado:
En un caso de 2012, el director financiero de una empresa con sede en Luisiana solicitó un anticipo de nómina de seis cifras para cubrir los costos de su divorcio. El anticipo fue concedido, pero el director financiero abandonó la empresa sin reembolsar los fondos, lo que provocó una pérdida importante para la empresa.
Estos ejemplos resaltan la amplia variedad de tácticas utilizadas en el fraude de nómina y subrayan la importancia de controles internos sólidos, auditorías periódicas y una cultura de conducta ética dentro de una organización.
Conclusión
El fraude de nómina es una amenaza importante para las organizaciones de todo el mundo. A medida que las empresas dependen cada vez más de sistemas automatizados y del trabajo remoto, el riesgo de fraude no hace más que aumentar. Sin embargo, con un sistema de control sólido, auditorías periódicas, tecnología de punta y una fuerza laboral informada, las empresas pueden mitigar eficazmente estos riesgos y salvaguardar sus activos. La vigilancia y las medidas proactivas son clave para crear un sistema de nómina seguro y confiable.
