Cómo manejar las solicitudes de tiempo libre de última hora:
Una guía para gerentes ocupados.
A pesar de los numerosos correos electrónicos y conversaciones sobre solicitudes de tiempo libre de último momento, ¿todavía hay empleados que se acercan a usted para solicitar aprobación para el permiso de mañana o un permiso de una semana?
Si bien entendemos que puede haber una emergencia que requiera que uno se tome un tiempo libre y la solicitud es más verbal que escrita, usted no tiene ningún control sobre dichas licencias. Pero hay algunas que son de última hora y después de aprobarlas te das cuenta de que estas solicitudes podrían haberse hecho con antelación. Estas solicitudes de último minuto conducen a una gran reorganización de prioridades, a trabajar hasta tarde o a sacar a la gente de otros proyectos.
¿Qué haces para asegurarte de que esto no suceda la próxima vez? Bueno, debes tratarlo como tratarías cualquier otro error: ayuda a la persona a solucionarlo, pero después, asegúrate de hablar sobre ello para crear cierta responsabilidad en el futuro.
Tendrá que sentirse más cómodo con la idea de que a veces es razonable que le diga a la gente el gran "No". Puede resultar muy difícil rechazar una solicitud, especialmente cuando diriges un equipo de alto rendimiento, pero debes ser razonable y explicar tus decisiones. ¿El miembro del equipo que acordó terminar sus entregas antes de tomarse un tiempo libre y luego se fue temprano aunque no estaba hecho? Eso es un gran problema: él no cumplió con el compromiso que había hecho con usted y el equipo, lo que le dificulta ser flexible con las licencias la próxima vez que se encuentre con una solicitud similar. Es el Gerente de Recursos Humanos quien tiene que crear cierta responsabilidad que garantice que tales lapsos no ocurran en el futuro.
Alternativamente, le habría permitido continuar con su licencia dependiendo de la importancia del trabajo restante, pero luego no se presentó a trabajar ese día, lo que ha dado lugar a numerosos seguimientos sobre lo sucedido y la razón por la que no asistió. mantenerse al día con su compromiso.
Ahora, echemos un vistazo a la política de licencias como se menciona en el manual del empleado: en general, es bueno que los adultos administren su tiempo libre por sí solos, ya que aumenta la responsabilidad, y una política que requiere un aviso de una semana para un solo día. fuera no es algo que les caiga muy bien a los empleados. Los adultos deberían poder observar su carga de trabajo y pensar: “…si completo todas las tareas que me asignaron antes del jueves, podría tomarme el viernes libre sin afectar a nadie más” ¡y luego hacerlo!
Las solicitudes de tiempo libre son algo que todo gerente teme. Son estresantes, tienen muchos seguimientos y, a menudo, son una fuente de conflicto. ¡Pero no tienen por qué serlo! Los gerentes que comprenden la importancia de la confianza de los empleados y el equilibrio entre la vida personal y laboral pueden gestionar las solicitudes de tiempo libre.. Así es como puedes hacer lo mismo: Tiempo libre no planificado Las solicitudes surgen más de lo que piensas. De hecho, en la mayoría de las empresas, los empleados se toman en promedio un 40% más de tiempo libre de lo esperado. Esto tiene sentido si se considera cuánto estrés experimentan los millennials y otros nativos digitales en el lugar de trabajo.. Como gerente, desea reducir ese tiempo de licencia no planificado siempre que sea posible, pero si no puede evitarlo por completo, aquí le mostramos cómo manejar las solicitudes de tiempo libre de último momento en su empresa en la medida de lo posible:
Sea transparente sobre las políticas de licencias de su empresa.
Muchas solicitudes de tiempo libre de última hora es impulsado por incertidumbre sobre la política de la empresa. Si los empleados no sienten que saben qué esperar cuando solicitan tiempo libre, pueden dudar en solicitarlo. Ponga todas sus políticas por escrito y proporcione a sus empleados información que puedan utilizar para tomar decisiones informadas.. Incluya documentación de beneficios y cualquier documentación de política que tenga en un manual del empleado. Si no tiene un manual, comience uno ahora. No llevará mucho tiempo y será un recurso valioso tanto para los empleados como para los gerentes. Cuando se solicita tiempo libre son impulsados por Debido a la falta de claridad sobre los beneficios de la empresa, puede ahorrar mucho tiempo y energía al tener una página de beneficios centralizada donde los empleados puedan encontrar información.. También es posible que desee considerar la posibilidad de automatizar el proceso de inscripción de beneficios, especialmente si tiene muchos empleados nuevos a bordo..
Comunique cómo responderá a solicitudes no planificadas.
Las solicitudes de tiempo libre no planificado a menudo conllevan incertidumbre sobre cómo responderá el gerente.. Los empleados dudarán en preguntar si tiene una política estricta de negar todos los pedidos de última hora. tiempo libre solicitudes . Pero si tiene una política clara para responder a las solicitudes de tiempo libre no planificado, habrá menos incertidumbre y más confianza.. Por ejemplo, puede decidir que reaccionará a solicitudes de licencia inesperadas con una decisión de sí o no dentro de las 24 horas.. O puede establecer una regla para responder a todas las solicitudes dentro de las 48 horas. Este tiempo de respuesta puede variar según las necesidades de la empresa y de los empleados, pero una política clara y coherente le ahorrará a usted y a sus empleados muchos dolores de cabeza..
Establezca una cultura en la que los empleados se sientan cómodos comunicándose con usted.
Tendrá mucha más suerte con las solicitudes de tiempo libre de último momento si tiene una cultura en la que los empleados se sientan cómodos comunicándose con usted.. Una parte esencial de eso es una política de puertas abiertas. Deje en claro que los empleados pueden acudir a usted si tienen algún problema, ya sea personal o profesional, grande o pequeño. No es necesario que les resuelvas todos los problemas, pero puedes ayudarlos a encontrar el camino correcto. Otra parte esencial de fomentar una cultura abierta es sentirse cómodo con el silencio. Si se registra y pregunta a los empleados cómo les está yendo, es posible que sientan que no pueden tomarse un tiempo libre cuando sea necesario. Hágales saber que tienen autonomía para entrar y salir cuando quieran. Pueden acudir a usted cuando estén listos si tienen un problema.
Gestionar solicitudes no planificadas en el momento. No esperes hasta fin de mes.
Si tiene la política de rechazar siempre las solicitudes de tiempo libre no planificado, es posible que pueda evitar algunas molestias, pero también creará mucho resentimiento entre sus empleados.. Sentirán que nunca confías en ellos y, como resultado, se sentirán resentidos. Aún necesita poder responder a solicitudes de tiempo libre no planificado, pero la frecuencia con la que lo haga marcará una gran diferencia. Por ejemplo, podría decidir conceder una determinada cantidad de solicitudes de tiempo libre arbitrarias cada mes. Puede presentar sólo tres ofertas o puede dar 10. Puede donar solicitudes de tiempo libre inesperadas en un bloque consistente para que no haya dudas sobre cuándo sucederán.. O puede conceder solicitudes de tiempo libre a medida que lleguen. Lo importante es tener una política y expectativas coherentes y transparentes sobre cómo utilizarla..
No intentes ser el malo; prohibir por completo las solicitudes de tiempo libre de último momento.
En un extremo del espectro, están los gerentes que nunca conceden solicitudes de tiempo libre no planificado. , tienes gerentes que contribuyen a demandas inesperadas. Si usted es el gerente que nunca ofrece solicitudes de tiempo libre arbitrarias, tendrá muchos empleados enojados en sus manos.. Si usted es el gerente que siempre concede solicitudes de tiempo libre no planificado, estar abrumado. Hay un término medio en algún punto intermedio. No siempre puedes controlar cuánto tiempo libre se toman tus empleados, pero puedes controlar cómo respondes a ello. Encuentre ese punto óptimo para su empresa en el que equilibre las necesidades comerciales con las necesidades de los empleados..
Establecer reglas básicas para tomar tiempo libre
Cuando los empleados saben qué esperar, es mucho menos probable que ser atrapado desprevenido por una solicitud de tiempo libre de último minuto. Si utiliza patrones consistentes para tomarse el tiempo libre en su empresa, los empleados podrán planificar su tiempo libre mucho más. Por ejemplo, todos los viernes son festivos en su empresa. O todos los jueves son festivos. O todos los viernes son feriados, pero solo tienes un empleado, por lo que trabajas el jueves. Hagas lo que hagas, asegúrate de ser coherente. Esto ayudará a reducir la cantidad de solicitudes de tiempo libre no planificado que recibe, pero también ayudará a los empleados a planificar mucho más su tiempo libre..
dictar un cronograma para realizar solicitudes.
Aunque no siempre puedes controlar cuánto tiempo de licencia toman tus empleados, sí puedes controlar cuánto tiempo tienen para solicitarlo. Algunas empresas tienen políticas estrictas sobre cuánto tiempo tienen los empleados para solicitar tiempo libre o, en algunos casos, es posible que no tengan ninguna política.. Cualquier enfoque que elija será mejor que ninguna política, y es posible que descubra que tener un cronograma claro para realizar solicitudes le ayudará a evitar muchos dolores de cabeza.. Por ejemplo, podría decidir que las solicitudes de tiempo libre no planificado deben hacerse un mes de antelación. O podría decidir que todas las solicitudes de licencia deben hacerse una semana de antelación. Nuevamente, depende de su empresa y sus necesidades, pero es esencial ser coherente con esta política.
Establecer un cronograma para realizar solicitudes.
Cuando los empleados saben que tienen que solicitar licencia con antelación, a menudo se sienten tentados a pedir más tiempo del que necesitan.. Esto es un problema porque los gerentes pueden encontrarse negando solicitudes de tiempo libre cuando no deberían.. Sea claro acerca del cronograma para realizar solicitudes y luego respételo. Por ejemplo, podría decidir que todas las solicitudes de licencia deben hacerse una semana de antelación. Esto le da tiempo suficiente para revisar las recomendaciones y encontrar la mejor manera de manejarlas. Si tiene muchas solicitudes de tiempo libre no planificadas a la vez, esta es una política excelente. Algunos de ellos pueden ser denegado, pero puedes usar esta política para priorizar el trabajo más crítico y encontrar una manera perfecta de manejar el resto.
Resumiendo
Las solicitudes de tiempo libre no planificadas son algo a lo que todo gerente debe enfrentarse, pero no tienen por qué ser una fuente de estrés.. Si comprende la importancia de la confianza y la comunicación y se asegura de que sus políticas sean claras y coherentes, podrá afrontar mejor estas solicitudes. de manera eficaz. Para manejar solicitudes de tiempo libre de último minuto como sin inconvenientes En la medida de lo posible, debe ser transparente sobre las políticas de licencia de su empresa y comunicar cómo responderá a las solicitudes no planificadas.. Establezca una cultura donde los empleados se sientan cómodos comunicándose con usted y gestionen solicitudes inesperadas en el momento.. No intentes ser el malo; prohibir por completo las solicitudes de tiempo libre de último momento. Y establezca reglas básicas para tomarse un tiempo libre.
Línea inferior en la parte superior– ¡Hay que crear responsabilidad entre los empleados para garantizar que el trabajo no se vea afectado!
