21 junio ¿Qué es un sistema de entrada y salida? Tipos, beneficios y más!
¿Qué es un sistema de entrada y salida?
Un sistema de entrada y salida es un método utilizado por las empresas para realizar un seguimiento de las horas trabajadas de sus empleados. El sistema funciona registrando la hora exacta en que un empleado comienza a trabajar (ficha la entrada) y termina el trabajo (ficha la salida).
El sistema puede ser manual o automatizado. En los sistemas manuales, los empleados pueden registrar físicamente su entrada y salida utilizando un reloj registrador. Insertan una tarjeta en una máquina que marca la hora y la fecha.
En los sistemas automatizados, los empleados pueden utilizar un reloj digital o incluso una aplicación en su teléfono o computadora. Algunos sistemas avanzados utilizan datos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, para garantizar la precisión.
Este sistema no sólo ayuda a garantizar que los empleados reciban una compensación precisa por el tiempo que han trabajado, sino que también ayuda con la gestión de la fuerza laboral, permitiendo a los gerentes realizar un seguimiento de las tardanzas, los descansos excesivos y las horas extras.
Vale la pena señalar que estos sistemas deben cumplir con las leyes y regulaciones de privacidad, ya que recopilan datos personales sobre los empleados. Por lo tanto, las empresas que implementen un sistema de este tipo deben tener cuidado de mantener los derechos de privacidad de sus empleados.
¿Cómo se marca la hora en un sistema de entrada y salida?
A continuación se detallan pasos generales sobre cómo marcar el tiempo en un tradicional, sistema manual de entrada y salida usando una tarjeta perforada:
- Al comienzo de su turno, tome su tarjeta perforada. Puede ser una tarjeta de papel que le entreguen o una que esté guardada en un estante o caja cerca del reloj.
- Inserte su tarjeta perforada en la máquina del reloj del tiempo. Generalmente hay una ranura diseñada para esto.
- La máquina registrará la hora actual en la tarjeta estampándola o imprimiéndola. Esto se conoce como fichar.
- Saca tu tarjeta de la máquina y vuelve a colocarla en su lugar designado.
- Al final de su turno, repita el proceso para marcar la salida. La máquina volverá a registrar la hora actual en su tarjeta y mostrará cuándo terminó de trabajar.
Para los sistemas digitales, el proceso puede variar pero a menudo implica:
- Al comienzo de su turno, inicie sesión en el sistema. Puede ser un terminal físico o una aplicación de computadora, teléfono inteligente o tableta. Puede utilizar un nombre de usuario, contraseña, tarjeta RFID o datos biométricos para iniciar sesión.
- Seleccione la opción para marcar la entrada. El sistema registrará la hora actual como su hora de inicio.
- Al final de su turno, inicie sesión nuevamente en el sistema y seleccione la opción para marcar la salida. El sistema registrará la hora actual como hora de finalización.
Recuerde, estas son instrucciones generales. El proceso exacto puede variar según el sistema específico de entrada y salida que utilice su empleador. Siga siempre las instrucciones o pautas de su empleador para usar estos sistemas.
¿Cuáles son los tipos de sistemas digitales de entrada y salida?
Se encuentran disponibles varios tipos diferentes de sistemas digitales de entrada y salida, cada uno con sus características únicas. Éstos son algunos de los tipos más comunes:
Relojes de tiempo biométricos:
Estos utilizan Rasgos biológicos para identificar a los empleados.. Esto podría incluir huellas dactilares, reconocimiento facial, o incluso exploraciones de retina. Estos sistemas ayudan a evitar el "compañero de fichaje", que es cuando un empleado ficha la entrada o la salida de otro.
Relojes de tarjeta de proximidad:
Estos utilizan RFID (identificación por radiofrecuencia) u otros tipos de tarjetas o llaveros de proximidad. Los empleados sostienen su tarjeta o llavero cerca del lector para marcar la entrada o la salida. Estos sistemas son rápidos y fáciles de usar, pero a diferencia de los sistemas biométricos, no evitan que los amigos golpeen.
Aplicaciones para móviles:
Muchas empresas utilizan aplicaciones móviles para realizar un seguimiento del tiempo. Son convenientes porque los empleados pueden registrar su entrada o salida desde cualquier lugar utilizando sus teléfonos inteligentes. Algunas aplicaciones incluyen seguimiento por GPS o geocercas para garantizar que los empleados estén en un lugar de trabajo designado cuando registran su entrada o salida.
Sistemas basados en web:
Estos sistemas permiten a los empleados registrar su entrada o salida desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto es útil para empresas con trabajadores remotos o empleados que viajan con frecuencia.
Quioscos de reloj de tiempo:
Este sistema es un dispositivo dedicado, similar a un reloj perforador tradicional, pero con tecnología digital. Los empleados pueden registrar su entrada o salida utilizando un identificador único como un número de identificación, una tarjeta RFID o incluso un identificador biométrico.
Relojes telefónicos:
Algunos sistemas permiten a los empleados registrar su entrada o salida mediante una llamada telefónica. Esto puede resultar útil para los trabajadores que no tienen acceso a una computadora o teléfono inteligente durante sus turnos.
Integración de asistente inteligente:
Algunos sistemas digitales modernos de entrada y salida se integran con asistentes inteligentes como Alexa, Google Assistant o Siri. Los empleados pueden usar comandos de voz para marcar la entrada o la salida.
Cada tipo de sistema tiene sus propias ventajas y desventajas, y la mejor elección depende de las necesidades específicas de la empresa y sus empleados.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de entrada y salida?
Un sistema de entrada y salida ofrece numerosos beneficios a las empresas y a sus empleados. Algunos de estos incluyen:
Exactitud:
Estos sistemas proporcionan un registro preciso de cuándo un empleado comienza y finaliza su trabajo, lo que reduce la posibilidad de errores que pueden ocurrir con el seguimiento manual del tiempo. Esta precisión es esencial para garantizar que los empleados reciban el pago correcto por su trabajo.
Eficiencia:
Automatizar el proceso de seguimiento de las horas de trabajo puede ahorrar mucho tiempo en comparación con los métodos manuales. Esto libera tiempo para que RR.HH. y la gerencia se concentren en otras tareas.
Cumplimiento:
Los registros de tiempo precisos pueden ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones laborales, como garantizar que los empleados reciban el pago de las horas extras y los descansos necesarios. En caso de una disputa laboral o una auditoría, tener registros detallados del tiempo puede resultar invaluable.
Productividad :
El seguimiento de las horas de trabajo puede proporcionar datos útiles sobre la productividad. Por ejemplo, los gerentes pueden ver si ciertos turnos, días o épocas del año son más productivos que otros y ajustar los cronogramas o recursos en consecuencia.
Responsabilidad:
Un sistema de entrada y salida responsabiliza a los empleados de sus horas de trabajo. Puede desalentar conductas como llegar tarde, salir temprano o tomar descansos prolongados, ya que quedarán claramente registrados.
Ahorro en Costos:
Al realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo, las empresas pueden asegurarse de no pagar de más por las horas no trabajadas. También puede ayudar a identificar tendencias de horas extras y gestionarlas de forma eficaz para evitar gastos innecesarios.
Flexibilidad :
Los sistemas digitales modernos permiten a los empleados registrar su entrada o salida desde diferentes ubicaciones, lo que facilita la gestión de trabajadores remotos o empleados que viajan.
Eliminación del “Buddy Punching”:
El uso de identificadores únicos, como datos biométricos o credenciales de inicio de sesión personales, puede evitar amigo golpeando, donde un empleado ficha la entrada o la salida de otro.
Recuerde, para obtener estos beneficios, es importante elegir un sistema que se adapte bien a sus operaciones comerciales y utilizarlo de manera consistente y correcta.
