15 septiembre 7 consejos que le ayudarán a ahorrar tiempo con el redondeo del reloj de 15 minutos: reglas y prácticas.
Todos buscan constantemente maneras de ahorrar tiempo en el redondeo de relojes de 15 minutos y ser más productivos. Pero el tiempo también puede ser un aspecto desafiante del trabajo para muchas personas. Algunos procesos dentro de la contabilidad son tediosos y consumen mucho tiempo. Un método que a menudo consume mucho tiempo es el redondeo de relojes, o calcular cuánto tiempo ha trabajado un empleado durante el día y luego registrarlo en su hoja de horas como "9:43 AM-5:19 PM" en lugar de "9:40-5:16" o alguna otra variación de ese tema . Hay varios métodos que puede usar para acelerar este proceso y hacerlo menos engorroso para que pueda volver a concentrarse en tareas más importantes.
1. Cómo ahorrar tiempo con el redondeo del reloj de 15 minutos.
Para redondear las horas, necesitará saber cuándo entró y salió el empleado. Primero, deberá pedirle que registre su hora de entrada y salida cada día. Esto le permitirá redondear sus horas al día siguiente y mantener un registro de las mismas. Dependiendo del sistema de registro de horas de su empresa, el empleado puede registrar sus horas en el software o utilizar una hoja de registro en papel . En este último caso, deberá escribir la hora de entrada y salida en las casillas correspondientes.
2. Registre primero las horas de inicio y finalización.
Si sus empleados registran sus horas de inicio y fin cada día en el software, pídales que las registren antes de que se les olvide . Si usan una hoja de registro de horas en papel, registren las horas de inicio y fin en las casillas correspondientes. Si usted es un empleado que registra sus horas en una hoja de registro de horas en papel, es fácil olvidar registrar las horas de inicio y fin. Haga que sea un hábito registrar esas horas en la parte superior de la página. Si usted o sus empleados están usando una hoja de registro de horas en papel, registren la hora de inicio en la primera casilla y la hora de fin en la última casilla del día . No escriban nada en las casillas del medio, ya que eso solo causará confusión y tomará tiempo más tarde cuando intenten registrar las horas.
3. Utilice Excel para hacer los cálculos por usted.
Si registras los tiempos en el software, puedes usar Excel para ahorrar tiempo redondeando las horas al intervalo de 15 minutos más cercano . Crea una plantilla con la regla de redondeo que uses. Aquí tienes un ejemplo de cómo funcionaría: Para el estándar de la imagen anterior, registra los tiempos del empleado e introdúcelos en la hoja de cálculo . La columna "FIN" mostrará la regla de redondeo aplicada a los tiempos registrados, y la columna "HORAS" mostrará los tiempos por hora redondeados . La columna "HORAS" mostrará los tiempos redondeados como exactos y te ahorrará el cálculo del redondeo.
4. Haga que sus empleados utilicen un micrófono o un cronómetro
Si su empresa registra la hora mediante software de reconocimiento de voz, puede pedir a los empleados que utilicen el micrófono para registrar su hora de inicio y finalización cada día . Usar un micrófono o un cronómetro es una forma sencilla de registrar la hora y le permitirá redondearla. El micrófono registrará la hora y la almacenará en el software. También puede permitir que los empleados utilicen un cronómetro para registrar su hora de inicio y finalización. Pueden usar el cronómetro para iniciar y detener el temporizador en los momentos adecuados a lo largo del día. Las horas se pueden introducir en el software y redondear.
5. Registre las horas trabajadas en una columna diferente.
Si registras las horas en el software, en lugar de redondearlas, regístralas tal como aparecen . Puedes crear una nueva columna para registrar las horas trabajadas. Esto garantizará que se registren correctamente . Al redondear, no registras las horas, sino que las redondeas al intervalo de 15 minutos más cercano. Este método no es recomendable.
6. Agregue atajos para cualquier palabra o frase que use.
¿Hay alguna palabra que usted o sus empleados escriban con frecuencia? Si es así, considere agregarla a los atajos de teclado del software. Esto puede ahorrar tiempo al escribir y ayudar a evitar errores. Se pueden agregar proveedores, clientes y empleados a los atajos de teclado. Se pueden agregar con sus nombres como atajo o con los términos de sus cuentas. Un excelente atajo para agregar es la palabra "horas". Esto le permitirá escribir la palabra "horas" seguida del número de horas trabajadas, y el software registrará las horas en la hoja de control horario.
7. Agregue una función que convierta minutos en horas por usted.
Si registras los tiempos en el software, puedes agregar una función que redondee los minutos a horas. Esto te ahorrará tiempo al redondear las horas y garantizará que se registren . Esta función se puede agregar al crear las columnas de la hoja de horas. La fórmula para redondear minutos a horas es: donde n = el número de minutos y H = el número de horas. Esta función redondeará los minutos en la hoja de horas al intervalo de 15 minutos más cercano y registrará las horas.
Conclusión
El redondeo de horas es una parte necesaria de la contabilidad y el registro preciso de las horas de los empleados. Sin embargo, el redondeo puede ser tedioso y consumir mucho tiempo. Existen varias maneras de acelerar el proceso de redondeo de horas y hacerlo menos engorroso para que pueda volver a concentrarse en tareas más importantes . El redondeo de horas es el proceso de usar las horas de inicio y finalización de un empleado para redondear las horas al intervalo de 15 minutos más cercano . Esto es necesario porque las horas registradas en la hoja de horas deben ser exactas: la hoja de horas no puede decir 9:40-5:16; debe ser 9:43 AM-5:19 PM . Tener horas precisas permite a la empresa pagar a los empleados, llevar un registro del tiempo trabajado para las horas extras y ayudar con los cálculos de nómina como impuestos y seguros.
