17 September Zeitrundung für Anwesenheits- und Überstundenberechnungen.
Was ist Zeitrundung?
Zeitrundung, manchmal auch Clock-Rundung genannt, ist eine Richtlinie, die an manchen Arbeitsplätzen bei der Erfassung von Zeit und Gehaltsabrechnungen angewendet wird. Bei diesem Ansatz werden die Start- und Endzeiten eines Mitarbeiters auf die nächste angegebene Schrittweite gerundet, beispielsweise fünf, zehn oder fünfzehn Minuten.
Hier ist ein Beispiel: Angenommen, eine Organisation hat die Richtlinie, die Zeit auf die nächsten fünfzehn Minuten zu runden. Wenn ein Mitarbeiter um 8:07 Uhr eintrifft, wird auf 8:00 Uhr abgerundet. Wenn derselbe Mitarbeiter um 5:04 Uhr ausstempelt, wird auf 5:00 Uhr abgerundet
Dieses Verfahren vereinfacht die Berechnung der Arbeitsstunden, insbesondere für diejenigen, die analoge oder digitale Stundenzettel verwenden. Das US-amerikanische Gesetz über faire Arbeitsbedingungen (Fair Labor Standards Act, FLSA) schreibt jedoch vor, dass Rundungsrichtlinien fair sein und Mitarbeiter nicht systematisch unterbezahlen dürfen. Arbeitgeber sollten beispielsweise nicht immer abrunden, da dies dazu führen würde, dass Mitarbeiter nicht für ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit bezahlt werden.
Es ist erwähnenswert, dass die Zeitrundung zwar die Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfachen kann, einige sie jedoch für eine veraltete Praxis halten, da digitale Zeiterfassungssysteme die genauen geleisteten Arbeitsstunden genau erfassen können. Die Ethik und Fairness der Zeitrundung wird häufig diskutiert, und die Gesetze zur Zeitrundung können je nach Gerichtsbarkeit variieren.
Ist Zeitrundung legal?
In den Vereinigten Staaten gilt die Zeitrundung nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) im Allgemeinen als legal, sofern sie korrekt und fair durchgeführt wird. Das FLSA ermöglicht es Arbeitgebern, die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer auf die nächste Viertelstunde zu runden. Beispielsweise könnte ein Arbeitgeber die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers auf die nächste 15-Minuten-Schritte auf- oder abrunden.
Die Rundung darf jedoch nicht durchgehend zum Vorteil des Arbeitgebers erfolgen. Beispielsweise darf ein Arbeitgeber nicht immer abrunden. Die Verordnung des US-Arbeitsministeriums (DOL) besagt, dass die Rundungspraxis im Durchschnitt so erfolgen soll, dass die Arbeitnehmer für ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit angemessen vergütet werden.
Das Runden von Arbeitszeiten ist zwar erlaubt, seine Verwendung kann jedoch manchmal zu Lohn- und Stundenstreitigkeiten führen, insbesondere wenn der Arbeitgeber den Eindruck hat, dass er zu seinen Gunsten unfair rundet. Aus diesem Grund ziehen es einige Arbeitgeber entgegen dem Gesetz vor, genaue Start- und Endzeiten zu erfassen.
In anderen Ländern hängt die Rechtmäßigkeit der Zeitrundung möglicherweise von den örtlichen Arbeitsgesetzen ab. Daher ist es immer am besten, sich bei einer örtlichen Behörde oder einem Anwalt zu erkundigen.
Erwähnenswert ist auch, dass es aufgrund technologischer Fortschritte einen Trend hin zu einer präziseren Zeitmessung gegeben hat, was auch das Risiko von Streitigkeiten über Zeitrundungen verringern kann.
Wie wirkt sich die Zeitrundung auf die Überstundenvergütung aus?
Die Zeitrundung kann sich je nach Anwendung auf Überstunden auswirken. Der wichtigste Punkt, den es zu beachten gilt, ist, dass ein Arbeitnehmer Überstundenvergütung erhalten sollte, wenn er mehr als 40 Stunden in der Woche arbeitet, wie im Fair Labor Standards Act (FLSA) in den Vereinigten Staaten festgelegt.
Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers so abrundet, dass seine Gesamtarbeitszeit in der Woche auf unter 40 Stunden sinkt, obwohl er tatsächlich mehr als 40 Stunden gearbeitet hat, könnte dies das Recht des Arbeitnehmers auf Überstundenvergütung beeinträchtigen.
Wenn andererseits die Rundungspolitik fair angewendet wird, sollte sie im Laufe der Zeit weder den Arbeitgeber noch den Arbeitnehmer begünstigen, sondern sich ausgleichen. Dies bedeutet, dass ein Mitarbeiter in einer Arbeitswoche gelegentlich einige Minuten gewinnen oder verlieren kann, dies jedoch nicht zu einem dauerhaften Verlust der Überstundenvergütung führen sollte.
Um Fairness zu gewährleisten, führen viele Unternehmen eine „7-Minuten-Regel“ oder eine ähnliche Richtlinie ein, bei der abgerundet wird, wenn der Mitarbeiter bis zu 7 Minuten zu spät kommt, und aufgerundet wird, wenn der Mitarbeiter 8 oder mehr Minuten zu spät kommt. Diese Methode der Rundung auf die nächste Viertelstunde kann dabei helfen, den zeitlichen Ausgleich herzustellen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Arbeitsgesetze je nach Gerichtsbarkeit stark variieren können und dass einige Bundesstaaten in den USA spezielle Regeln und Vorschriften für Überstunden und Zeitrundungen haben. Daher ist es immer ratsam, sich an eine örtliche Behörde oder einen Anwalt zu wenden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.
Was ist die 7-Minuten-Regel beim Zeitrunden?
Die 7-Minuten-Regel ist eine gängige Richtlinie für die Zeitrundung in Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen. Wenn ein Arbeitgeber die 7-Minuten-Regel anwendet, werden die Minuten, die ein Arbeitnehmer vor oder nach der Viertelstunde leistet, auf die nächste Viertelstunde gerundet.
Und so funktionierts:
- Wenn ein Mitarbeiter bis zu 7 Minuten zu spät kommt, wird seine Zeit auf die nächste Viertelstunde abgerundet. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise um 8:07 Uhr eintrifft, wird seine Zeit auf 8:00 Uhr gerundet.
- Wenn ein Mitarbeiter 8 oder mehr Minuten nach der Viertelstunde arbeitet, wird seine Zeit auf die nächste Viertelstunde aufgerundet. Wenn ein Mitarbeiter also um 8:08 Uhr eintrifft, wird seine Zeit auf 8:15 Uhr gerundet.
Der gleiche Ansatz wird beim Ausstempeln angewendet.
Der Zweck dieser Regelung besteht darin, die Zeitberechnung zu vereinfachen und gleichzeitig sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern gegenüber grundsätzlich fair zu sein. Dies ist nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) in den Vereinigten Staaten zulässig, vorausgesetzt, dass die Rundung den Arbeitnehmer im Laufe der Zeit nicht dauerhaft benachteiligt.
Welche Art von Zeitrundung unterstützt ClockIt?
ClockIt ermöglicht das Runden der Arbeitszeit sowohl beim Ein- als auch beim Ausstempeln. Mit unseren Rundungsfunktionen können Sie Überstunden ganz einfach berechnen. Darüber hinaus können Sie sowohl positive als auch negative Rundungen festlegen. Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens können Sie jedoch nur eine der beiden Rundungsarten anwenden.
Um dies besser zu verstehen, möchte ich es anhand von zwei Beispielen erklären.
Positive Zeitrundung
Positive Zeitrundung wird hauptsächlich verwendet, um eine zeitliche Anhäufung sehr kurzer Zeitspannen zu vermeiden. Nehmen wir an, ein paar Minuten pro Tag können bis zum Monatsende ein paar Stunden ergeben. Um dies zu vermeiden, können Sie eine positive Rundung der Zeit anwenden.
Angenommen, Sie haben eine 15-minütige positive Rundung und nehmen an, dass Ihre IN-Zeit 9:00 Uhr und Ihre OUT-Zeit 6:00 Uhr ist. Wenn ein Mitarbeiter um 8:50 Uhr ankommt, wird seine IN-Zeit automatisch auf 9:00 Uhr aufgerundet. Dadurch wird sichergestellt, dass 10 Minuten nicht auf die Verlängerung angerechnet werden. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen um 6:05 Uhr verlässt, wird die positive Rundung ebenfalls auf 6:00 Uhr gerundet.
Wenn der Mitarbeiter jedoch um 8:30 Uhr ankommt, wird seine/ihre IN-Zeit um 8:30 Uhr berücksichtigt und er/sie erhält eine 30-minütige Überstunde für den IN-Schlag. Wenn der Mitarbeiter wiederum um 7:00 Uhr abreist, erhält er für den Out-Punch eine Überstunde von insgesamt 1 Stunde und 1 Minuten.
Negative Zeitrundung
Die negative Zeitrundung der Zeit wird hauptsächlich verwendet, um dem Mitarbeiter ein wenig Flexibilität zu geben, etwas später zu kommen oder etwas früher von der Arbeit zu gehen. Angenommen, dieser Wert ist auf -15 Minuten eingestellt und Ihre IN-Zeit ist auf 9:00 Uhr und Ihre Out-Zeit auf 6:00 Uhr eingestellt. Wenn der Mitarbeiter um 9:10 Uhr ankommt, wird als IN-Zeit automatisch 9:00 Uhr angenommen. Wenn der Mitarbeiter um 5:45 Uhr abreist, wird die Ausgangszeit automatisch auf 6:00 Uhr angepasst.
Wenn der Mitarbeiter jedoch um 9:30 Uhr ankommt, gilt 9:30 Uhr als IN-Zeit und er wird mit einer Verspätung von 30 Minuten markiert. Er/sie muss diese verlorene Zeit aufholen.
Die manuelle Berechnung der Zeitrunden kann sehr zeitaufwendig sein. In ClockIt wird dieser Vorgang glücklicherweise täglich automatisiert, sodass Sie unsere Berichte für Ihren Abrechnungszeitraum mit nur einem Klick erstellen können. Klicken Sie hier, um mehr über unsere Berichte zu erfahren.
