30 September So erstellen Sie eine Vorlage für eine Spesenabrechnung: Schritt für Schritt
Erstellt am 04: 54h
in Aufgabenverfolgung
Spesenabrechnungsvorlagen sind ein notwendiger Bestandteil jeder Arbeit, insbesondere wenn Sie Angestellter sind. Unabhängig davon, ob Sie für ein kleines oder großes Unternehmen oder sogar als Freiberufler arbeiten, erwartet Ihr Arbeitgeber von Ihnen, dass Sie am Ende eines jeden Monats den Überblick über Ihre gefahrenen Kilometer behalten und Ihre Geschäftsausgaben dokumentieren. Hier bietet sich eine Spesenabrechnung an. In einer Spesenabrechnung wird das gesamte persönliche Geld erfasst, das Sie im Laufe des Monats für geschäftliche Aktivitäten ausgeben. Bei so vielen verschiedenen Beispielen im Internet kann man leicht verwirrt sein, wie man eine Spesenabrechnung erstellt. Hier finden Sie alles, was Sie über das Erstellen einer Spesenabrechnung von zu Hause aus und das Hochladen in Ihre Personalabteilung wissen müssen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Spesenabrechnungsvorlage
Das Verständnis des Berichtsprozesses ist Ihr erster Schritt zur Schaffung eines hervorragenden Ergebnisses Spesenabrechnung. Es gibt zwei Haupttypen von Konten: einen kontobasierten Ansatz und einen Einzelpostenansatz. Das kontobasierte System ist die einfachste Meldeform, diese Methode liefert jedoch möglicherweise nicht genügend Informationen, um nachzuweisen, dass Ihnen die betreffenden Ausgaben entstanden sind. Ein detaillierter Ansatz ist detaillierter, kann jedoch länger dauern. Die meisten Arbeitgeber bevorzugen den detaillierten Ansatz. Der nächste Schritt besteht darin, eine Spesenabrechnungsvorlage zu erstellen. Sie können beispielsweise Excel zum Aufzeichnen Ihrer zurückgelegten Kilometer und Microsoft Word zum Aufzeichnen Ihrer Mahlzeiten und anderer Ausgaben verwenden. Wenn Sie lieber Ihren Computer verwenden möchten, können Sie a verwenden Kalkulationstabelle Anwendung wie Excel, Google Sheets oder Numbers, um Ihren Kilometerstand und andere Ausgaben zu verfolgen. Oder Sie können eine App wie TripLog verwenden, um Ihre Kilometer zu verfolgen, eine Spesenabrechnung zu erstellen und diese als PDF-Datei zu speichern. Über eine App können Sie Ihre Ausgaben verfolgen, melden und am Ende jedes Monats in Ihre Personalabteilung hochladen.
Auf welcher Plattform sollten Sie eine Spesenabrechnung erstellen?
Unabhängig davon, ob Sie ein Online- oder Offline-Tool zum Erstellen einer Spesenabrechnung verwenden, müssen Sie bei Ihrer Wahl konsistent sein. Ihr Arbeitgeber oder Personalvertreter sollte online auf alle Ihre Konten zugreifen können, damit er sie bequem überprüfen kann. Am bequemsten ist es, zur Erstellung Ihres Berichts ein Online-Tool oder eine cloudbasierte Plattform zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Informationen zugreifen können – egal, wo Sie sich befinden oder welche Internetverbindung Sie haben, Sie können weiterhin auf Ihre Berichte zugreifen.
Verfolgen Sie Ihren Kilometerstand
Bevor Sie Ihren Kilometerstand berechnen können, müssen Sie ihn verfolgen. Hierzu können Sie eine App zur Kilometerverfolgung nutzen. Sie finden mehrere Apps sowohl für Android als auch für iOS. Wenn Ihr Unternehmen verlangt, dass Sie Ihre Meilen aufzeichnen, müssen Sie auch die Anzahl der Meilen im Auge behalten, die Sie täglich fahren. Das kann getan werden mit Hilfe einer Kilometerverfolgungs-App. Viele Apps berechnen auch Ihren Benzinverbrauch, sodass Sie dies nicht tun müssen.
Zeichnen Sie Ihre Geschäftsessen und Veranstaltungen auf
Notieren Sie für jedes Geschäftsessen, an dem Sie teilnehmen, den Namen und die Adresse des Restaurants, das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung sowie die Anzahl der Personen auf Ihrer Party. Du darfst erforderlich sein um Datum, Uhrzeit, Ort und Anzahl der anwesenden Personen für geschäftliche Veranstaltungen zu registrieren. Am besten notieren Sie auch den Namen der Person, die Sie zur Veranstaltung eingeladen hat. Sie können dieselbe App oder Tabelle verwenden, um Ihre Essens- und Veranstaltungskosten zu erfassen.
Erfassen Sie die Zeit mit Hilfe der Zeiterfassungs-App
Wenn Sie arbeiten, können Sie die Stunden, die Sie persönlich arbeiten, möglicherweise nicht nachverfolgen. In diesem Fall müssen Sie Ihre Zeit erfassen. Hierfür können Sie eine Zeiterfassungs-App nutzen. Wenn Ihr Unternehmen verlangt, dass Sie Ihre Zeit erfassen, müssen Sie die Start- und Endzeiten für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, notieren. Sie sollten Ihre Arbeitsstunden für jeden Tag der Woche im Auge behalten und Ihre Arbeitsstunden für den gesamten Monat aufzeichnen.
Notieren Sie Ihre Büromaterialien
Büromaterialien sind die Dinge des täglichen Bedarfs, die Sie im Büro verwenden – Dinge wie Papier, Stifte, Post-its und andere Gegenstände, die Sie möglicherweise auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren; Notieren Sie für jeden Artikel, den Sie kaufen, den Artikelnamen, die Menge und den Preis. Sie können auch das Kaufdatum des Artikels und das voraussichtliche Enddatum angeben. Es ist auch eine gute Idee, den Überblick über das Geschäft zu behalten, in dem Sie die Artikel gekauft haben.
Erfassen Sie Ihre Reisekosten
Notieren Sie für jede Reise, die Sie unternehmen, das Start- und Enddatum, den Geldbetrag, den Sie für die Reise ausgeben, und den Zweck der Reise. Sie können auch erforderlich sein um den Namen und die Adresse des Ortes, an dem Sie sich während der Reise aufgehalten haben, sowie das Datum Ihrer Rückkehr zu registrieren. Am besten notieren Sie auch die Bedingungen der Personen, mit denen Sie während der Reise gereist sind.
Zusammenfassung
Eine gute Spesenabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Arbeit. Vielen Menschen fällt es jedoch schwer, eine Spesenabrechnung zu erstellen. In diesem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Spesenabrechnung. Sie können eine hervorragende Spesenabrechnung erstellen, indem Sie die Tipps in diesem Artikel befolgen.
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