15 September 7 Tipps, die Ihnen helfen, mit der 15-Minuten-Rundung Zeit zu sparen: Regeln und Praktiken.
Jeder sucht ständig nach Möglichkeiten, beim Runden der Arbeitszeit im 15-Minuten-Takt Zeit zu sparen und produktiver zu sein. Doch Zeit kann für viele im Berufsalltag eine Herausforderung darstellen. Manche Prozesse in der Buchhaltung sind mühsam und zeitaufwendig. Eine dieser Methoden ist das Runden der Arbeitszeit – also die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit eines Mitarbeiters und deren Eintragung im Stundenzettel als „9:43–5:19 Uhr“ anstatt „9:40–5:16 Uhr“ oder einer ähnlichen Variante . Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie diesen Prozess beschleunigen und vereinfachen können, sodass Sie sich wieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
1. So sparen Sie Zeit durch 15-Minuten-Rundung.
Beim Runden der Arbeitszeiten müssen Sie wissen, wann der Mitarbeiter ein- und ausgestempelt hat. Bitten Sie ihn daher, seine Anfangs- und Endzeit täglich zu notieren. So können Sie die Arbeitszeiten am nächsten Tag runden und dokumentieren. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen die Arbeitszeiten erfasst, kann der Mitarbeiter dies in der Software tun oder einen Stundenzettel verwenden . Bei einem Stundenzettel trägt er die Anfangs- und Endzeit in die entsprechenden Felder ein.
2. Notieren Sie zunächst die Start- und Endzeiten.
Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich in der Software erfassen, bitten Sie sie, diese Zeiten einzutragen, bevor sie es vergessen . Verwenden sie einen Stundenzettel in Papierform, tragen Sie die Zeiten in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie selbst einen Stundenzettel in Papierform verwenden, vergessen Sie leicht, die Zeiten einzutragen. Gewöhnen Sie sich daher an, diese oben auf der Seite zu notieren. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter einen Stundenzettel in Papierform verwenden, tragen Sie die Startzeit in das erste und die Endzeit in das letzte Feld des Tages ein . Tragen Sie nichts in die mittleren Felder ein, da dies nur zu Verwirrung führt und später Zeit kostet, wenn Sie die Stunden erfassen möchten.
3. Verwenden Sie Excel, um die Berechnungen für Sie durchzuführen.
Wenn Sie Arbeitszeiten in der Software erfassen, können Sie mit Excel Zeit sparen, indem Sie die Stunden auf das nächste 15-Minuten-Intervall runden . Erstellen Sie eine Vorlage mit der von Ihnen verwendeten Rundungsregel. Hier ein Beispiel: Für den Standard im obigen Bild erfassen Sie die Arbeitszeiten des Mitarbeiters und tragen diese in die Tabelle ein . Die Spalte „ENDE“ zeigt die auf die erfassten Zeiten angewendete Rundungsregel an, und die Spalte „STUNDEN“ zeigt die gerundeten Stunden an . Die Spalte „STUNDEN“ zeigt die gerundeten Zeiten als korrekt an und übernimmt die Rundungsberechnung für Sie.
4. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ein Mikrofon oder eine Stoppuhr verwenden
Wenn Ihr Unternehmen Arbeitszeiten per Spracherkennungssoftware erfasst, können Ihre Mitarbeiter ihre Start- und Endzeiten täglich per Mikrofon eintragen . Die Zeiterfassung per Mikrofon oder Stoppuhr ist einfach und ermöglicht das Runden der Stunden. Das Mikrofon zeichnet die Zeiten auf und speichert sie in der Software. Alternativ können Ihre Mitarbeiter auch eine Stoppuhr verwenden, um ihre Start- und Endzeiten zu erfassen. Sie können die Stoppuhr nutzen, um den Timer im Laufe des Tages zu den entsprechenden Zeitpunkten zu starten und zu stoppen. Die Zeiten können anschließend in die Software eingegeben und gerundet werden.
5. Tragen Sie die geleisteten Arbeitsstunden in einer anderen Spalte ein.
Wenn Sie Arbeitszeiten in der Software erfassen, sollten Sie die Stunden nicht runden, sondern sie direkt erfassen . Sie können eine neue Spalte in der Software erstellen, um die geleisteten Arbeitsstunden zu protokollieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Stunden korrekt erfasst werden . Beim Runden werden die Stunden nicht erfasst, sondern auf das nächste 15-Minuten-Intervall gerundet. Diese Methode wird nicht empfohlen.
6. Fügen Sie Verknüpfungen für alle von Ihnen verwendeten Wörter oder Phrasen hinzu.
Gibt es Wörter, die Sie oder Ihre Mitarbeiter häufig tippen? Falls ja, fügen Sie diese den Tastenkombinationen der Software hinzu. Das spart Zeit beim Tippen und hilft, Fehler zu vermeiden. Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter können alle zu den Tastenkombinationen hinzugefügt werden . Sie können entweder mit ihrem Namen oder mit den Bedingungen ihres Kontos als Tastenkombination hinzugefügt werden . Eine praktische Tastenkombination ist das Wort „Stunden“. Damit können Sie einfach „Stunden“ gefolgt von der Anzahl der geleisteten Stunden eingeben, und die Software erfasst die Stunden automatisch im Stundenzettel.
7. Fügen Sie eine Funktion hinzu, die für Sie Minuten in Stunden umwandelt.
Wenn Sie Arbeitszeiten in der Software erfassen, können Sie eine Funktion hinzufügen, die Minuten auf Stunden rundet. Dadurch sparen Sie Zeit beim Runden der Stunden und stellen sicher, dass diese korrekt erfasst werden . Diese Funktion kann beim Erstellen der Spalten für den Stundenzettel hinzugefügt werden . Die Formel zum Runden von Minuten auf Stunden lautet: wobei n die Anzahl der Minuten und H die Anzahl der Stunden ist. Diese Funktion rundet die Minuten im Stundenzettel auf das nächste 15-Minuten-Intervall und erfasst die Stunden.
Fazit
Das Runden von Arbeitszeiten ist ein notwendiger Bestandteil der Buchhaltung und der genauen Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Allerdings kann das Runden mühsam und zeitaufwendig sein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Rundungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen, damit Sie sich wieder wichtigeren Aufgaben widmen können . Beim Runden von Arbeitszeiten werden die Anfangs- und Endzeiten eines Mitarbeiters auf das nächste 15-Minuten-Intervall gerundet . Dies ist erforderlich, da die im Stundenzettel erfassten Stunden exakt sein müssen: Der Stundenzettel darf nicht 9:40-5:16 lauten, sondern muss 9:43-5:19 Uhr lauten . Genaue Arbeitszeiten ermöglichen es dem Unternehmen, Mitarbeiter zu bezahlen, Überstunden zu erfassen und Lohnabrechnungen wie Steuern und Versicherungsbeiträge durchzuführen.
