20 Feb 5 Schritte zur effizienten Rechnungsstellung an Kunden, die Auftragnehmer und 1099 befolgen sollten. [Aufgaben und Projekte verfolgen]
Zeit ist Geld, und Sie müssen für den gesamten Aufwand, den Sie als Auftragnehmer oder als 1099-Arbeiter investieren, bezahlt werden. Sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden, indem Sie zeitnahe Berichte zusammen mit klaren und prägnanten Informationen liefern, ist eher eine Kunst. Durch den Einsatz der richtigen Tools und eines sauberen Prozesses stellen Sie sicher, dass Sie immer pünktlich und mit minimalen Hindernissen bezahlt werden.
SCHRITT 1: AUFGABEN VERFOLGEN
Verfolgen Sie immer alle Ihre Aufgaben. Das mag mühsam erscheinen, aber es ist ein langer Weg, wenn Sie Kunden Rechnungen ausstellen müssen. Mit der Zeit wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Aufgaben zu verfolgen. Dies wird Ihnen helfen, produktiver zu werden und Sie wissen genau, wo Ihr ganzer Tag geblieben ist. Das Verfolgen von Aufgaben hilft Ihnen auch dabei, Bereiche zu verstehen, in denen Sie sich verbessern müssen oder welche Aufgaben an jemand anderen übergeben werden müssen, weil dies zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Hier einige Tipps.
- Stellen Sie sicher, dass Sie näher erläutern, woran Sie gearbeitet haben. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ihre Sätze zu lang sind. Vertrauen Sie mir, Sie erhalten eine aussagekräftigere Rechnung.
- Stellen Sie sicher, dass die erfasste Zeit korrekt ist. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Am Anfang lässt man sich leicht ablenken, schaut sich ein Video auf YouTube an, macht eine Teepause usw. Sie möchten Ihren Kunden das nicht in Rechnung stellen. Kein Kunde wird für Ihre Teepause und Ihre YouTube-Bildschirmzeit bezahlen.
- Überprüfen Sie immer Ihren Aufgabenbericht zum Tagesende. Wenn Sie dies jeden Tag mehrere Minuten lang tun, sparen Sie am Ende der Woche oder des Monats, wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung ausstellen müssen, eine Menge Zeit.
SCHRITT 2: GRUPPE AUFGABEN MIT JOBCODES
Gruppieren Sie Ihre Aufgaben mit JOBCODES. Jobcodes helfen Ihren Kunden zu verstehen, wo Sie Ihre Stunden verbracht haben. Dies wird Ihnen und Ihrem Kunden auch dabei helfen, das Projekt anhand von Auftragscodes einfacher zu visualisieren. Auftragscodes sind auch eine gute Möglichkeit, Ihr Projekt in kleinere, überschaubare Abschnitte zu unterteilen, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Abrechnungen und Rechnungen helfen.
SCHRITT 3: VERWALTEN SIE IHRE PROJEKTE
Gruppieren Sie alle Ihre Aufgaben und Jobcodes übersichtlich unter jedem Projekt. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Berichte erstellen und die Rechnungsstellung an Kunden ganz einfach gestalten. Durch die Organisation Ihrer Projekte können Sie benutzerdefinierte Berichte für jedes Projekt und jeden Jobcode erstellen
SETP 4: BERICHTERSTATTUNG
Die Festlegung der Häufigkeit Ihrer Zahlungen ist der wichtigste Aspekt Ihrer Arbeit. Wöchentliche und zweiwöchige Zahlungen werden am meisten bevorzugt, da Sie das Ergebnis Ihrer Arbeit wöchentlich messen und Ihren Prozess im Laufe der Zeit optimieren können. Sie können wöchentlich Feedback einholen und Ihren Prozess optimieren. Obwohl eine monatliche Zahlungshäufigkeit nicht schlecht ist, kann es länger dauern, bis Sie die Vorteile Ihrer Arbeit erkennen.
Sie sollten für jeden Kunden immer ein oder zwei Kalenderdaten auswählen und die Rechnungserwartungen in Ihrem Vertrag festlegen. Es ist auch eine gute Idee, die Fälligkeitstermine für jede Rechnung hervorzuheben.
Erstellen Sie ein Rechnungsformat, das sich nicht ändert und leicht lesbar ist. Wenn Sie Ihre Projekte, Jobcodes und Aufgaben von Anfang an organisieren, erhalten Sie eine Rechnung, in der kein Punkt beanstandet werden kann.
Versenden Sie Ihre Rechnungen immer regelmäßig und pünktlich. Niemand gibt gerne Geld aus und Sie sollten ihm auch nie einen Grund dafür geben. Jegliche Verzögerungen beim Rechnungsversand wirken sich kaskadierend auf Ihren Umsatz aus. Wenn Sie einen monatlichen Abrechnungszyklus einhalten, können sich die Auswirkungen verschlimmern.
Wenn Sie skalieren und viele Projekte abwickeln, wird die Berichterstattung und Rechnungsstellung zu einer eigenständigen Aufgabe. Dann sollten Sie darüber nachdenken, diese Aufgabe auszulagern oder jemanden in Vollzeit damit zu beauftragen, dies für Sie zu erledigen.
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SCHRITT 5: ALLES ÜBERPRÜFEN
Überprüfen Sie Ihre Rechnung immer im Detail, bevor Sie sie an Ihren Kunden senden. Wenn Sie gut mit Ihrem Kunden kommuniziert haben, wird es kaum etwas zu beanstanden geben. Hier übertrifft die wöchentliche Abrechnung die monatliche Abrechnung. Wenn Sie bei Ihrer Rechnung Fehler machen, versetzen Sie Ihre Kunden nur in höchste Alarmbereitschaft und werden jede Kleinigkeit Ihrer Arbeit genau unter die Lupe nehmen. Es ist nur angebracht, die Rechnung fünf Minuten lang durchzugehen, bevor man sie absendet. Eventuelle Zahlungsverzögerungen werden sowohl Sie als auch Ihren Kunden nur frustrieren.
Wenn Sie mit Ihren Kunden zusammenarbeiten und eine Beziehung aufbauen, werden Sie in der Lage sein, deren Erwartungen zu verstehen.
Es ist schwierig, die anstehende Arbeit zu erledigen. Indem Sie kleine Verbesserungen an Ihrem Prozess vornehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie möglichst wenig Zeit mit der Abrechnung verbringen und den Kunden problemlos Rechnungen stellen.
